導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

健康診断の請求業務は多岐にわたる条件に基づき、複雑かつ煩雑な作業が必要とされています。今回は、医療法人社団MYメディカル 渉外部CS課の堤幸治さんに、法人団体予約の請求書発行・消込をどのように効率化したのか伺いました。

働く人に寄り添うクリニック「MYメディカル」

MYメディカル（https://mymc.jp/）は、世界一患者様に愛されるクリニックを目指し、身体の健康状態を正確に診断する万全の体制をご用意しています。

また、法人向けに健康診断・人間ドックなどの医療サービスを提供しており、1年を通して従業員の方々の受診予約をしていただいております。

2015年11月にMYメディカルクリニック渋谷から始まり、2022年1月にMYメディカルクリニック大手町、2022年7月にMYメディカルクリニック横浜みなとみらいを開院。
2023年後期にMYメディカルクリニック田町の開院も予定しており、より多くの法人・従業員が安心して就労いただけるように店舗展開を進めていく予定です。

想像もつかないほどの組み合わせ、月1,000件もの請求書発行

私が所属する渉外部CS（カスタマーサポート）課では、体調不良等で受診される一般患者の予約や問い合わせを担当するのと並行して、法人の団体予約や受診後の請求書発行をしています。
団体予約とはみなさんの身近な健康診断のことです。健康診断を管理しているシステムがあり、それと請求管理ロボをCSV連携して請求業務を行っています。

一言に健康診断の請求と言っても、企業や健康保険組合、年齢、性別によって受診する内容が変わります。
例えば、企業ごとに加入している健康保険組合の金額が異なったり、健康保険組合によっても同じ受診項目だけれど金額が違うことがあります。
年齢や性別に応じて受診するコース・オプション等もバリエーション豊かですから、明細や金額が複雑になってしまうのです。

健康診断管理システムは受診内容の管理は得意なのですが、請求書を作成するのは時間がかかったり、エクスポートしたエクセルが重かったりと、それらを印刷・郵送するのは大変。すべてのクリニックを合わせて1ヵ月あたりの送付先数は1,000社前後。手作業では非効率だと感じました。

口座名義を記憶するから自動化できる、消込業務は1/5に

請求管理ロボへCSVをインポートするには決まったフォーマットがあります。健康診断管理システムから正確に情報を連携できるよう、両システムのサポートにも協力してもらいスムーズにインポートできるようにしました。今では、CSVをインポートするだけで、自動的に請求書のカスタム項目が反映されています。
これにより、請求書の作成時間は数日から半日へと大幅に短縮され、1人での対応も可能になりました。

また、エクセルで行なっていた入金確認においても効率化されました。請求管理ロボでは、一度振り込まれた口座名義と金額が一致していれば、自動的に消し込んでくれる機能を備えています。これまで1週間以上かけて消込をしていたところが、1〜2日程度で完了します。使いやすいですし、大変助かっています。

部署・院横断でも使えて、管理のしやすさも◎

MYメディカルでは健康診断だけではなく、法人向けに巡回型のインフルエンザ予防接種も提供しています。その時期になると、私たち渉外部以外に巡回診療部など部署横断で請求管理ロボを利用します。

社内周知はさほど苦労せず、簡単なCSVインポートの方法のみ伝えました。請求管理ロボのマニュアルページで検索すれば解決策がすぐに見つかるので、各々が参照しながら業務に取り組んでいます。

部署や院の垣根を越えて同じシステムを活用しているため、請求書の管理は工夫しています。例えば渋谷院なら「S-XXXX」、大手町院は「O-XXXX」と登録すれば、請求管理ロボで検索したときに特定の院だけ確認できます。
開院当初と比べて対応数も増えていますし、多店舗展開も進めているところなので、アカウント追加など相談してみようと思っています。