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株式会社USEN WORKING
お話を伺った方：
副代表 冨田様、経理部 小林 様
- 施設によって請求書の発行・送付方法が細かく分かれていた
- 毎月200件の請求情報について、手入力やダブルチェック、目視による消込など時間を割いているにもかかわらず、未収率も高かった
- 請求先情報の登録は初回のみのため、施設ごとの細かな送付条件も対応しやすくなった
- 請求書発行は月初5営業日→2営業日、ダブルチェックの人員は4名→1名でできるようになった。未収率も削減できた
請求管理ロボに決めた理由（選定理由）
決め手は「複数契約の自動集約」と「以前と同じ請求書フォーマット」
基幹システムから請求データを作成後、別システムへ手入力で請求書を作成する運用でした。月約200件の請求書対応における手作業の限界に加え、当時の会計システムに消込機能がなかったため、銀行明細を基にした目視での消込作業も負担となっていました。このような状況下で請求管理ロボを知り、請求書発行から消込、未収時の催促メールまで請求業務を一気通貫で自動化できる点に魅力を感じ、導入を決定しました。
導入から活用まで
STEP1
複雑な請求パターンと手作業による業務負荷
Ucareでは、介護ワーカー採用ごとに施設への請求とワーカーへの給与振込が発生。特に請求書の発行・送付は施設や法人形態により「施設ごと送付」「法人宛に合計請求書」「複数施設を法人宛にまとめて発行」など複雑なパターンが存在しました。基幹システムから請求データを作成後、請求システムへ手入力しダブルチェックを経てメール送付。月約200件の請求書対応で手作業の限界を感じ、旧会計システムに消込機能がなかったことも課題でした。
STEP2
CSVファイルの仕組み構築とパターンの再現
運用開始は想定より遅れたものの、これは基幹システムから請求管理ロボへインポートするためのCSVファイルを自動作成する仕組みの構築、特に複雑な請求書発行・送付パターンの再現に時間を要したためです。インポート時の表示崩れなどに対し、確実な運用を目指して調整を重ねました。
STEP3
請求業務の大幅な効率化と未収率改善
調整の結果、請求書発行は従来の5営業日から2営業日に短縮され、ダブルチェック体制も4名から1名へと大幅に人員削減できました。加えて、「決済期限通知・催促メール」機能の活用により、未収率改善にも効果を実感しています。
利用サービス
導入企業紹介
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株式会社USEN WORKING
- 業界
- 医療・健康
- 事業内容
- 介護・医療領域特化型のワークシェアアプリ「Ucare」の提供
- 企業規模
- 50名以下
CONTACT
当サービスのご不明な点や活用方法のご相談など
お気軽にお問い合わせください。
- 各サービスの機能やシステム連携を比較したい
- システムを導入するメリットを詳しく知りたい
お客様の声
お客様のお声をご紹介します
製品を利用しているユーザーが口コミを投稿できるサイト「ITreview」にて、顧客満足度と認知度の高いサービスとして選ばれました。
最高の請求管理システムです
- 業種情報通信・インターネット
- 職種営業・販売・サービス職
- 従業員規模300-1000人未満
請求管理ロボ for salesforce であればSFから請求・集金の一元管理を実現できました。またシームレスに作業できることにより、他のシステムやExcel等のアナログ作業に比べて格段に作業効率を上げることが出来ています。
社内での情報共有、データの一元管理が可能になりました
- 業種組合・団体・協会
- 職種営業・販売・サービス職
- 従業員規模20-50人未満
請求管理ロボの導入により、社内営業担当者、請求担当者、経理担当者が同一のデータを共有しいつでもそれぞれの立場から確認できるようになりました。
入金消込をする時間が大幅に短縮できます
- 業種サービス
- 職種一般職
- 従業員規模50-100人未満
今までお客様から頂いた会費を一件ずつ、入金消込していました。作業時間に関しては1日1時間ほどの時間を要していましたが請求管理ロボを利用するようになってから、その作業が5分程度で完了し非常に効率化できています。
請求管理ロボ利用について
- 業種持ち帰り・デリバリー
- 職種会計・経理
- 従業員規模50-100人未満
非定期的であり、かつ月間数千以上ある取引に対する銀行振込請求書・クレジット決済請求書の帳票発行から送付、先方が受け取ったかの管理、それらの入金消込がすべて請求管理ロボ上で完結し、未収入金の一覧出力、口座の残高確定が1営業日目で行えるようになりました。
PICK UP
ご相談時によくある質問
請求管理ロボを導入すると、どの業務が自動化されますか？
以下の請求・入金管理業務を自動化できます。
・請求書の発行・送付（郵送・メール・電子請求）
・入金の消込（クレジットカード決済・口座振替・銀行振込・コンビニ決済と連携）
・未入金の自動リマインド通知
・販売管理システムや会計ソフトとのデータ連携
導入までにどれくらいの期間がかかりますか？
最短1週間で導入可能です。
・クラウドサービスのため、システム開発不要
・既存の請求書フォーマットや会計ソフトとの連携設定は、サポートチームが対応
・企業ごとのカスタマイズが必要な場合は1〜2ヵ月程度かかる場合もあります
どんな企業に適していますか？
以下のような企業におすすめです。
・業務効率化を進めたい、DX推進したい企業
・定期定額の請求がメインの企業
・他システムと連携させたい企業（CSVやAPIで連携）
・消込や転記において人為的ミスが発生している企業
どんなシステムと連携できますか？
以下のシステムと連携が可能です。
・Salesforce®
・kintone
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・その他、CSVアップロードで幅広いシステムに対応
セキュリティ対策はどうなっていますか？
業界最高水準のセキュリティで企業のデータを保護しています。
PCI DSS 4.0：クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠した、システム・管理体制によって業務を運用しています。
プライバシーマーク：セキュリティシステム強化、社員教育、内部統制を徹底し、情報漏洩等がないよう、お客様の大切な個人情報を保護します。
ISMS認証：ISMS:JIS Q 27001:2023 （ISO/IEC 27001:2022）認証を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムを構築しています。