導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

介護業界は深刻な人材不足に悩んでいる一方で、施設と労働者間のミスマッチが生じ、継続的な雇用に繋がらないという課題がみられます。今回は、そのような課題を解決している介護・医療領域特化型のワークシェアアプリ「Ucare」を運営する株式会社USEN WORKING 副代表の冨田さん、経理部の小林さんに、介護・医療業界におけるスポット人材の給与・請求管理について伺いました。

すぐに人手が欲しいをかなえる「Ucare」

Ucare（https://lp.ucare.works/）は、株式会社USEN-NEXT HOLDINGSのグループ会社である株式会社USEN WORKINGが運営する介護・医療領域特化型のワークシェアアプリです。

介護ワーカーと、すぐに人手が欲しい事業所をつなぐマッチングプラットフォームであり、スポット・単発バイトによるマッチングを繰り返しながら採用ツールとして活用できます。
シフトが埋まらない、派遣や人材紹介の費用を安く抑えたい、ミスマッチのない採用をしたいといった課題を解決しています。

スポット人材特有、お金の流れと請求書発行

介護ワーカーさんが採用されると、1件につき給与と交通費、Ucareの手数料が含まれた請求が発生します。この請求情報を私たちから施設に送るとともに、介護ワーカーさんには最短即日で給与・交通費を振り込む仕組みです。

このような流れにおいて、特に注意すべきところが請求書の発行・送付方法でした。施設といっても大小さまざまあります。例えば法人の場合、一法人につき複数の施設が紐づいているため、あらゆるパターンが存在します。

【発行・送付のパターン】
①施設ごとに一枚ずつ発行・送付
②施設ごとに発行し、合計請求書として法人宛に送付
③複数の施設の請求情報をひとまとめにし、法人宛に発行・送付

勤務実績を管理している基幹システムから請求金額の計算・データ作成をし、請求システムに手入力して請求書を作成していました。誤りがないようWチェックをし、問題がなければメール送付をします。導入前は毎月200件ほど請求書を送っており、手作業の限界を感じ始めていました。

さらに、当時利用していた会計システムでは消込機能が使えず、銀行口座の明細をエクセルにインポートして目視で消込を行なっていたのです。

そんなときに請求管理ロボを知り、請求書の発行、消込、さらには未収金があった場合の催促メールまで請求業務のあれこれを一気通貫して自動化できるところに魅力を感じ、導入を決めました。

発行・送付は2営業日で、チェック体制も1/4に

請求管理ロボを使い始めて2ヵ月経ちますが、実は、運用開始は想定より遅れたんです。請求管理ロボにインポートするためのCSVファイルを、基幹システムから自動で作成できるようにするために構築するのですが、先述した請求書発行・送付のパターンをつくるのに苦戦してしまいました。
実際にインポートしてみると表示が崩れたり、ここはもっとこう、みたいな調整が入ったり…。でも、急がずに確実なものにしていくために調整を重ねて行きました。

その結果、請求書の発行は5営業日から2営業日に、Wチェック体制においても、もともと4名だったところが1名まで減らすことができました。また、請求管理ロボの「決済期限通知・催促メール」機能を活用することで、未収率の改善にも効果がありました。

ただ、メールを一括送信する場合には時間指定ができないので、手動送信と同じように好きなタイミングで送れるといいなと思っています。今後は売上の仕訳だけ出力できる機能や、電話やチャットによるサポートもあると嬉しいです。

※この記事は2023年8月時点の情報をもとに制作しています。