ベルフェイス株式会社 導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

ベルフェイス株式会社

プロダクト事業部 テクニカルサポート
チームリーダー 野田千愛 様

Salesforce連携で「商談成立」と紐づけて請求業務の自動化を実現。 運用中のSalesforceのカスタマイズに乗せて、そのまま導入できました。

「導入前の課題」
  • 請求システムを導入していたが、Salesforceのデータベースと別々であるため、契約管理と紐付けができず管理が煩雑になっていた
  • システムの仕様上、宛先管理が請求書と見積書で共通であったため、異なる担当による宛先の上書きが発生し、その確認のため送付まで丸2日掛かっていた
「導入後の変化」
  • 契約管理と紐づけができ、Salesforceの契約と請求が連動した上で、プロセスビルダー機能の活用により、大幅な業務効率化がはかれた
  • プロファイルで細かく編集権限が割り当てることが可能なため、担当者以外は上書きできなくなり、作業も2日から2時間に短縮できた

さらにインサイドセールを進化させ、未来の営業スタイルを形作っていく

ベルフェイス株式会社は、社名と同名のクラウドサービス「ベルフェイス」を提供しています。ベルフェイスは営業シーンでの活用に特化したWEB会議システムです。営業担当さえIDを持っていればお客様側は登録や認証が不要。WEB会議システムの商談利用におけるお客様のハードルを限りなく低くした部分を評価いただき、毎日多くの企業様に新規導入いただいております。

現在、会社としては2018年で設立3周年を迎え、資金調達も決定しました。この取引先様が急増する中で、活用いただいているユーザーからの声の反映は最優先で対応し、今後はインサイドセールスならではのデータ活用が可能になる機能開発、CRMや他ソリューションなどとの連携を行い、未来の営業スタイルを形作っていきたいと思います。

Salesforceとのデータ連携は大前提。Salesforceのカスタマイズ知識とサポート力が導入の決め手

導入の背景としては、顧客数が少ないうちは担当者の目視で管理できていましたが、サービス3年目になり顧客数が倍増し、管理が煩雑になってきました。そのため、Salesforceの契約リストと連動した請求管理の必要性を感じていました。しかし、当時使用していた請求システムは、契約管理で使用しているSalesforceとデータベースが別で、連携も出来なかったのです。さらに、経理担当者がリモートワークであるため、このデータベースが別であることは経理・請求業務を分断し、社内で請求内容をすぐに確認しなければいけない場合、対応できない事が多々ありました。

また、当時のシステムは、見積書発行にも利用していた関係で送付先の担当者情報が連動されていました。そのため、請求書発行時に設定していた担当者情報を、見積書作成者が見積書作成時に上書き編集してしまう事がありました。いざ送付しようとしたときに、別の担当者になっていたことがあったので不安で一括送付することが出来ず、一件ずつ確認しながら二日に分けて送付するという大変な作業になっていました。

そこで、ある程度条件を定め、新しい請求管理システムを探し始めました。まず、Salesforceに連携していることを大前提として、下記を条件としました。

・既存の契約管理のデータベースと連動でき、集計も柔軟であること
・弊社サービスのSaaS型サブスクリプションモデルの継続請求に対応していること
・Salesforceの知識を有し、カスタマイズに対応したサポートが受けられること


複数の請求管理システムの中で、その条件をすべて満たしたのは「請求管理ロボ」だけでした。Salesforce上で請求書の発行のみできるものはいくつかありましたが、決済と連動し、入金管理までも自動化できるので、弊社のニーズに完全にマッチしました。 実際の担当者に請求業務のフローを確認しながら選定していたのですが、毎月の繰り返し行う作業が、請求管理ロボでかなり省力化できるイメージが湧き、業務フローも大きく変更することなくそのまま移行できそうだったので、導入を決定しました。

Salesforceとのデータベース連携で実現した業務効率化とレポーティングによる収益の見える化

Salesforceとの連携で実現した部分は、大きく分けて2つです。業務効率化、収益可視化です。 まず、業務効率化は、データベースの統合・連携により、契約リストと紐づけができ、請求管理との連動を実現しました。詳細は後述しますが、プロセスビルダー機能を活用した方法で、受注から請求管理までの一連を完全自動化し、業務効率化を果たしています。また、毎日のタスク通知や、決済日は決済結果の通知が届くので、作業の漏れや決済の失敗があった場合でもすぐに分かるため安心です。社内外関係なく、情報の共有・一元管理ができるようになり、リスクが軽減されました。 また、上書きの問題は、請求管理ロボはSalesforceのプロファイルで細かく編集権限が設定できるので、経理担当者以外が請求先情報を変更することができない仕様になっています。一通り目視のチェックを入れても2時間程度で送付を完了することができるようになりました。2日が2時間に短縮できたのは大きな効果です。

2つ目の収益可視化は、請求管理ロボはカスタマイズ性の高いSalesforceのレポート・ダッシュボード機能を使えるので、集計も自在になり、キャッシュフローが可視化できました。弊社サービスが年間契約の月額請求のため、未来の予想収益を重要視しているので非常に助かっています。経営層からも高い評価をもらっています。

継続請求に強い「請求管理ロボ」だからできる細かな設定

継続請求に強みのある請求管理ロボは、継続的な請求を想定した機能を多く備えています。例えば、弊社は月額サービスであるため、請求書に利用期間の日付を入れて欲しいという要望が多くあり、今まではわざわざ手入力していました。しかし、いつからいつまでといった細かい日付の設定も可能で、自動化できました。そして、入金消込作業は、請求・入金別々のデータを見ながら手動で消込していましたが、一度口座を登録すれば、次月から自動消込出来るので、時間も短縮でき、確認漏れが出ないので安心です。弊社のような年間契約が多い企業には重宝されると思います。

関連部門に影響を与えず、請求に必要な情報を自動生成。自社オリジナルのカスタマイズを実現

特にこだわった点は、「Salesforceとの連携により作業負担を減らすこと」でした。 そこでSalesforceのプロセスビルダー機能を使用して、受注をトリガーとし、Salesforceに登録されている情報から決済情報や請求先情報、明細情報の作成を完全自動化しました。今まで、Salesforceの情報を一つ一つ手作業で他の請求書ツールへ転記入力していたので、大幅に効率化することができました。

こういったカスタマイズができる点が、AppExchangeの大きな利点ですね。現状の業務フローを変えずに、自動化のプロセスを差し込むイメージで簡単に拡張できました。 細かく言うと、請求管理ロボを導入する前から、受注時に利用していたプロセスビルダー機能を利用していました。そのプロセスをそのまま活用して、フェーズが「商談成立」時に、アクションを追加で差し込み、請求情報などを自動で登録し、それをトリガーとして請求フローが開始する。こういった流れを作れたので、「受注」から「請求」という非常にスマートな連動が実現できたかと思います。

また、カスタマイズに関して、Salesforceの観点、請求管理の観点から専門的なアドバイスをもらい、弊社オリジナルのカスタマイズが完成できました。正直、この点はROBOT PAYMENTさんのサポートなしでは実現できなかったと思います。請求管理のことはもちろんですが、Salesforceのこともしっかり相談でき、自社の請求フローに合わせたものを提案してもらいました。

意外な落とし穴。Salesforce導入前に検討すべきこと

今回の導入に際して、一番苦労したのは前のシステムからのデータ移行でした。請求管理ロボ自体はSalesforceにインストールするだけなので簡単に導入できたのですが、これまで別管理となっていたのですんなり移行とはいきませんでした。

今回の導入で一番痛感したのは、統合されたデータベース上での管理の重要さはもちろん、もっと早く請求管ロボを導入していればと後悔の思いばかりでした。これからSalesforceを導入される企業は、むやみにシステムを導入するのではなく、将来の拡張性も加味した上でしっかりと設計していくべきだと思います。

今後の展望・やりたいこと・お願いしたいこと

弊社は、リモートワークを推進するなど、業務の効率化を全社で推進しています。今後もSalesforceやさまざまなソリューションを連携させ、さらなる自動化を目指したいと思います。

ROBOT PAYMENTさんにお願いしたいことは、SaaS型の企業に向けたレポート・ダッシュボードを活用した分析を強化していきたいので、テンプレートなどをどんどん拡充していただきたいです。既に導入の過程からご相談させていただいた要望なども、担当者にはチャットで細かなやり取りをしていただいたり、こちらのふわっとした要望にも解決方法をすぐに考えて反映してくださったり、やりたいことを実現してくれました。請求管理システムは色々とありますが、Salesforceと請求管理の知識を持ち、ここまで細かく対応してくださる会社はそうそうないと思います。今後、既に色々な機能要望も出していますので、楽しみに待っています!

お客様概要

ベルフェイス株式会社
代表取締役 中島 一明 様
設立:2015年4月27日
インサイドセールスシステム『ベルフェイス』/インサイドセールスコンサルティング
URL: https://corp.bell-face.com/

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