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ベルフェイス株式会社
お話を伺った方：事業企画室 ビジネスイネーブルメントチーム マネージャー 野田 ちあき 様
- 請求システムを導入していたが、Salesforceのデータベースと別々であるため、契約管理と紐付けができず管理が煩雑になっていた。
- システムの仕様上、宛先管理が請求書と見積書で共通であったため、異なる担当による宛先の上書きが発生し、その確認のため送付まで丸2日かかっていた。
- 契約管理と紐付けができ、Salesforceの契約と請求が連動した上で、プロセスビルダー機能の活用により、大幅な業務効率化が図れた。
- プロファイルで細かく編集権限が割り当てることが可能なため、担当者以外は上書きできなくなり、作業も2日から2時間に短縮できた。
請求管理ロボに決めた理由（選定理由）
Salesforce連携を大前提とした3つの必須条件
Salesforce連携を大前提とし、新請求管理システムには「既存契約DBとの柔軟な連動・集計」「SaaSサブスクモデルへの継続請求対応」「Salesforce知識とカスタマイズ対応可能なサポート体制」の3条件を必須としました。
全条件を満たし、決済連動と入金管理まで自動化できる唯一の選択肢
請求管理ロボが提供する口座振替機能に着目。新規顧客には契約後に口座振替申込書を提出いただき、初回請求から自動引落としが間に合う迅速なオペレーション構築が可能になると期待しました。
口座振替による確実な債権回収とオペレーション構築への期待
現行の請求業務フローを実担当者と確認しながら選定。請求管理ロボなら毎月の繰り返し作業を大幅に省力化でき、既存フローを大きく変更せず移行可能と判断し、導入を決定しました。
導入から活用まで
STEP1
独立システムによる非効率な請求業務と限界
サービス3年目で顧客数が倍増し、担当者の目視管理が限界に。Salesforce契約リストと連動した請求管理の必要性を痛感。しかし旧請求システムはSalesforceとDBが別で未連携。経理担当のリモートワーク下では、社内での迅速な請求内容確認も困難でした。
STEP2
宛先上書きによる確認作業の長期化
また旧システムは、見積書と請求書の送付先担当者情報が連動。そのため請求書発行時に設定した担当者情報が見積書作成者によって上書きされる事態が発生。送付前の全件確認が必須となり、2日を要すなど作業が長期化していました。
STEP3
Salesforce連携による業務効率化とリスク軽減
請求管理ロボ導入でDB統合・連携が実現し、契約リストと請求管理が連動。Salesforceのプロセスビルダー機能活用で受注から請求管理までの一連業務を完全自動化。タスク・決済結果通知で作業漏れや失敗も即座に把握可能となり、情報共有・一元管理によるリスク軽減も達成しました。
STEP4
権限設定による上書き問題解消と作業時間の大幅短縮
以前の宛先上書き問題は、Salesforceプロファイルでの詳細な編集権限設定により解決。経理担当者以外は請求先情報を変更不可とし、目視チェックを含めても送付作業は2時間程度に短縮。2日間から大幅な時間削減を実現しました。
STEP5
継続請求機能の活用と自社オリジナルのカスタマイズ実現
継続請求機能では、従来手入力していた請求書への利用期間日付も自動化。口座登録後の自動消込で時間短縮と確認漏れ防止も実現。また、Salesforceのプロセスビルダー機能を活用し、受注をトリガーに決済・請求先・明細情報を完全自動作成。既存業務フローを変えずに自動化プロセスを導入し、専門的なサポートのもと自社独自のカスタマイズを完成させました。
利用サービス
導入企業紹介
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ベルフェイス株式会社
- 業界
- IT・通信
- 事業内容
- インサイドセールスシステム「ベルフェイス」、
インサイドセールスコンサルティング
- 企業規模
- 101〜300名
CONTACT
当サービスのご不明な点や活用方法のご相談など
お気軽にお問い合わせください。
- 各サービスの機能やシステム連携を比較したい
- システムを導入するメリットを詳しく知りたい
お客様の声
お客様のお声をご紹介します
製品を利用しているユーザーが口コミを投稿できるサイト「ITreview」にて、顧客満足度と認知度の高いサービスとして選ばれました。
満足しています
- 業種デザイン・製作
- 職種経営・経営企画職
- 従業員規模20人未満
請求書を送っても支払いが滞ることがりましたが、サブスクペイを導入して自動引き落としにしてからそういったことがなくなり、助かっています。顧客満足度も上がりました。また操作は非常にシンプルで間違えることがありません。お金に関わることですから間違ってしまっては大変ですが、その点気に入っています。
自社のサブスクサービスの代金回収で
大活躍しています
- 業種床屋・美容院
- 職種広報・IR
- 従業員規模20-50人未満
管理画面も凄く分かり易く操作がしやすいです。初心者でも簡単に理解が出来るようになっています。同じようなサービスを探している知人にもご紹介させていただき喜んでいました。
設定が簡単
- 業種その他サービス
- 職種社内情報システム
（その他） - 従業員規模50-100人未満
ホームページリニューアルする際に、他社決済サービスから変更しました。会員登録と会費決済をサブスクペイで運用しています。
会員情報とクレジットカード情報とサブスクペイ側で取得してもらっているため、セキュリティをお任せしているため、自社での不可が軽減されています。
業務効率化
- 業種情報通信・
インターネット - 職種保守・運用管理
- 従業員規模20-50人未満
サブスクペイは、決済失敗の顧客の失敗理由まで判明するため確認する手間を省くことができ即座にお客様に再登録依頼などをできるようになりました。そのため確認業務の時間を削減できました。また、返金処理や請求の停止、再開は1クリックで完結するためスムーズに作業ができるのが魅力的です。
PICK UP
ご相談時によくある質問
請求管理ロボを導入すると、どの業務が自動化されますか？
以下の請求・入金管理業務を自動化できます。
・請求書の発行・送付（郵送・メール・電子請求）
・入金の消込（クレジットカード決済・口座振替・銀行振込・コンビニ決済と連携）
・未入金の自動リマインド通知
・販売管理システムや会計ソフトとのデータ連携
導入までにどれくらいの期間がかかりますか？
最短1週間で導入可能です。
・クラウドサービスのため、システム開発不要
・既存の請求書フォーマットや会計ソフトとの連携設定は、サポートチームが対応
・企業ごとのカスタマイズが必要な場合は1〜2ヵ月程度かかる場合もあります
どんな企業に適していますか？
以下のような企業におすすめです。
・業務効率化を進めたい、DX推進したい企業
・定期定額の請求がメインの企業
・他システムと連携させたい企業（CSVやAPIで連携）
・消込や転記において人為的ミスが発生している企業
どんなシステムと連携できますか？
以下のシステムと連携が可能です。
・Salesforce®
・kintone
・freee会計
・マネーフォワード クラウド会計
・弥生会計
・その他、CSVアップロードで幅広いシステムに対応
セキュリティ対策はどうなっていますか？
業界最高水準のセキュリティで企業のデータを保護しています。
PCI DSS 4.0：クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠した、システム・管理体制によって業務を運用しています。
プライバシーマーク：セキュリティシステム強化、社員教育、内部統制を徹底し、情報漏洩等がないよう、お客様の大切な個人情報を保護します。
ISMS認証：ISMS:JIS Q 27001:2014 (ISO/IEC 27001:2013）の認証を取得し、情報セキュリティマネジメントシステムを構築しています。