電子帳簿保存法と関係するタイムスタンプとは?仕組みや付与条件など紹介

経理

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従来、紙媒体で保存しなければならなかった経理帳簿や関連書類は、電子帳簿保存法によって電子媒体での保存が認められるようになりました。電子帳簿保存法に大きく関わるのがタイムスタンプです。
しかし、タイムスタンプという言葉を聞いたことがあっても、実際にどのような役割があり、なぜ必要なのかは知らないという方も多くいるのではないでしょうか。
この記事では、タイムスタンプの概要と関連法案との関係性についてご紹介します。

※目次※
1. 電子帳簿保存法に関係するタイムスタンプソフトとは
2. タイムスタンプが付与されるまでの流れ
3. 電子帳簿保存法の法改正によるタイムスタンプへの影響
4. タイムスタンプのメリット
5. タイムスタンプに関連するその他の法律
6. 電子請求書にも対応している請求管理ロボを導入しよう!
7. まとめ

電子帳簿保存法に関係するタイムスタンプソフトとは


電子帳簿保存法によって、従来紙媒体で保存しなければならなかった経理帳簿や関連書類の電子化が可能となりました。電子帳簿は保存スペースも取らず管理コストも低いため、非常に利便性の高いものですが、複製や改ざんが容易に行える点が大きなデメリットです。そこで、原本であることを保証するために導入された技術が「タイムスタンプ」です。
ここでは改めて電子帳簿保存法の概要をご説明するとともに、タイムスタンプの仕組みについて詳しくご紹介します。

そもそも電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、国税関係の帳簿や書類の電子媒体での保存を認める法律です。従来、国税関係書類は法令によって紙媒体での保存が義務付けられており、作成・保存・管理に多大な手間とコストがかかっていました。
パソコンの普及に伴い、一旦電子媒体で作成した書類をわざわざ紙に印刷するなどの無駄が多くなったため、業務効率化を目的に1998年に電子帳簿保存法が制定されました。電子帳簿保存法で電子化が認められている国税関係書類は、「帳簿」「取引関係書類」「決算関係書類」です。
制定当初は要件が厳格であまり普及しませんでしたが、徐々に規制が緩和され電子媒体に移行する企業が増えつつあります。近年では、企業活動のDX化やテレワークなどのコロナ禍における新しい働き方を念頭に、抜本的な規制緩和が推し進められています。直近の2022年1月1日にも改正電子帳簿保存法が施行され、様々な要件が現状に即した形で緩和されました。

改正電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの保存方法が認められています。電子帳簿等保存では、財務会計システムで作成した帳簿や決算関係書類の場合はタイムスタンプの付与は不要です。しかし、紙媒体をスキャナ保存する場合には、タイムスタンプの付与が欠かせません。
また、改正電子帳簿保存法では、電子データ交換(EDI)やメールなどの電子取引により取引関係書類を受領した場合は、電子媒体のまま保存することが義務付けられたことには注意が必要です。「真実性の要件」として原則タイムスタンプの付与も義務付けられています。
しかし、訂正・削除したことを確認できるシステム、または訂正・削除することができないシステムで保存した場合はタイムスタンプの付与を省略可能です。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプとは、該当の帳簿書類が特定の日時に存在し、改ざんを受けていない原本であることを担保する技術です。「財団法人日本データ通信協会」によって基準が定められており、その基準を満たした「時刻認証業務認定事業者」しかタイムスタンプを発行することはできません。時刻認証業務認定事業者はTSA(Time-Stamping Authority)と表記されます。
TSAから発行されたタイムスタンプには、時刻情報に加え対象の電子データ固有のハッシュ値という値が付与されており、それらを確認することで電子データが改ざんされていない原本であると証明できます。

タイムスタンプを利用するには

実際にタイムスタンプを利用するためには、インターネット接続環境を整えた上でTSAと契約し、タイムスタンプシステムを構築する必要があります。
タイムスタンプシステムには、インターネット上で利用できる「クラウド型」と、自社のサーバーやパソコンにインストールして利用する「オンプレミス型」があります。クラウド型はインターネット接続環境さえあれば利用できるため導入費用を低く抑えられますが、月額料金がかかります。一方、オンプレミス型は自社の業務形態に合わせたカスタマイズなども可能ですが、ソフトウェア改修費用やハードウェア費用などの導入コストが高額になる傾向があります。事業形態や企業規模に合わせて選択すると良いでしょう。
しかし、クラウド型・オンプレミス型問わず、タイムスタンプシステムの導入・運用には一定のコストがかかることから、企業にとっては大きな負担となっています。そこで、近年登場しているのがタイムスタンプ機能を搭載した会計ソフトです。これらのソフトを利用することで、別途タイムスタンプシステムを構築しなくても電子帳簿保存法に則った帳簿書類の作成・保存・管理が可能になります。

タイムスタンプが付与されるまでの流れ

タイムスタンプは、「存在証明」と「非改ざん証明」を行う技術です。「要求」「発行」「検証」の流れでタイムスタンプは付与されます。
要求の段階では、まずは原本データから「ハッシュアルゴリズム」を用いて固有の「ハッシュ値」を生成します。文書が少しでも改ざんされるとハッシュ値が変わるため、非改ざん証明を行う上で非常に重要な値です。生成されたハッシュ値を送付し、TSAに対してタイムスタンプの発行を要求します。
発行では、要求を受けたTSAが、ハッシュ値と時刻情報を組み合わせてタイムスタンプトークンを生成します。タイムスタンプトークンは施錠されており、開錠するにはTSAから鍵を受け取らなければなりません。利用者は、原本データと共にタイムスタンプトークンを保管します。
最後に検証では、TSAから鍵を受け取ってタイムスタンプトークンを開錠し、含まれるハッシュ値と原本データのハッシュ値を突合します。値が一致すれば、タイムスタンプ発行後に改ざん等を受けていない原本であることの証明は完了です。

電子帳簿保存法の法改正によるタイムスタンプへの影響


電子帳簿保存法は制定以降、数度の改正を重ね、現状に即した形に規制が緩和されてきました。直近では2021年3月31日に改正され、2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されました。今回の改正では、今まで電子媒体での帳簿書類の保存に必要だった税務署長による事前承認制度が廃止されています。また、タイムスタンプについても幾つかの重要な規制緩和策が盛り込まれました。ここからは、法改正によるタイムスタンプへの影響に関して解説します。

スキャナ保存のタイムスタンプ付与の緩和

従来の電子帳簿保存法では、紙媒体で受領した書類をスキャンして保存する場合、受領者がそのままスキャンするケースと別人がスキャンするケースでは、タイムスタンプを付与するまでの期限が異なっていました。
スキャンを別人が担当する場合は相互けん制が働くため信頼性を担保できますが、受領者がスキャンする場合は改ざんのリスクが高まります。そのため、今までの電子帳簿保存法では受領者が自署した上で「3営業日以内」にタイムスタンプを付与するように定められていました。これを「特に速やかに入力方式」と呼びます。一方、別人がスキャンする場合は「速やかに入力方式」として、「7日営業日以内」のタイムスタンプ付与が求められます。または、一般的な経理業務のサイクルである月締めに則った「業務サイクル後速やかに入力方式」も可能です。この場合は、「1ヶ月と7日営業日以内」にタイムスタンプを付与する必要があります。

しかし、改正電子帳簿保存法ではこれらの区分けが廃止されました。法改正後は全てのケースにおいて「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」にタイムスタンプを付与すれば問題ありません。合わせて、書類への受領者の自署も不要になりました。また、従来のスキャナ保存要件では「読取(スキャン)」の後に「相互けん制」と「定期検査」などの「適正事務処理要件」が定められていましたが、これらも廃止されています。

電子取引のタイムスタンプ付与の緩和

従来の電子帳簿保存法では「受領後速やかにタイムスタンプを付すこと」と定められていましたが、改正電子帳簿保存法ではスキャナ保存要件と同等、すなわち「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内」に改められました。しかしその分、保存場所にパソコンやディスプレイ、プリンタなどを備え付け、画面や書面に速やかに出力できるといった「可視性の要件」が定められています。

タイムスタンプのメリット


経理帳簿や関連書類の電子化は様々なメリットをもたらします。全ての作業をパソコンで完結でき、紙に印刷してファイリングする必要もないため、作成コストや手間を削減することができます。電子なら場所も取らないため、保管コストの削減にもつながるでしょう。さらに、書類を電子化することで検索性が向上すれば、業務効率の改善も期待できます。
新型コロナウイルスの流行に伴い一般化したテレワークを推進する上でも、帳簿・書類の電子化は必須ともいえ、タイムスタンプの重要性はますます高まっています。ここでは、タイムスタンプのメリットについて、改めてご紹介します。

電子請求書の有効期限を延長できる

電子媒体には「電子署名」を付与するように法令で定められています。電子署名は紙媒体に自筆の署名をするのと同様に、電子媒体の「本人証明」と「非改ざん証明」を行う重要な技術です。電子署名は「電子証明書」によって信頼性が担保されるのですが、有効期限が最短1年、最長でも5年となっています。
しかし、電子証明書と合わせてタイムスタンプを付与することで、有効期限を最長10年まで延長できます。さらに、繰り返し更新可能な「保管タイムスタンプ」を付与すれば、20年~50年といった長期間の保存も可能です。電子署名の欠点を補う意味でも、タイムスタンプは重要な技術といえます。

データの改ざん・不正などを防げる

電子媒体の信頼性を担保する有力な手段として用いられるのが「電子署名」と「タイムスタンプ」です。
「非改ざん証明」のみを行うなら電子証明書を用いた電子署名だけで要件を満たしますが、電子署名には時刻情報は含まれないため、特定の日時に確かに対象の電子データが存在したことを証明することはできません。時刻情報を含んだタイムスタンプを付与することで、特定日時に電子データが存在したことを証明し、不正取引などを防止することができるのです。
これらの技術を組み合わせることで、「いつ」「誰が」「何を」行ったのかを証明することができます。電子帳簿保存法でも、原本性を担保するためにタイムスタンプを付与することが求められています。

タイムスタンプに関連するその他の法律


電子帳簿保存法は国税関係の帳簿や書類の電子化に関する法律ですが、デジタルトランスフォーメーションの推進を目的に、文書の電子化に係る様々な法令が制定されています。商取引におけるあらゆる帳簿書類の電子化を認める「e-文書法」や、電子契約の法的効力を担保する「電子署名法」などです。また、事業者間の公正な競争を確保するための「不正競争防止法」にもタイムスタンプの技術が関係しています。ここでは、1つずつご紹介します。

e-文書法

e-文書法は2005年4月に施行された、商法・会社法・法人税法・証券取引法などで保管が義務付けられている帳簿・書類の電子媒体での保存を認める法律です。電子文書法とも呼ばれ、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律から成ります。「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」などが満たすべき要件として定められています。
電子帳簿保存法が国税関係書類の電子化に係る法律なのに対し、e-文書法は商取引におけるあらゆる帳簿・書類の電子化に関する法律です。電子帳簿保存法では、当初「自己が記録段階から一貫して電子システムで作成した国税関連帳簿書類」のみを対象とし、取引先から受領した取引関係書類のスキャン保存は認められていませんでした。そこで、電子化の範囲を拡大し、これら取引関係書類の電子保存を認めるために制定されたのがe-文書法です。
e-文書法の要件の1つである「完全性」を担保するために、電子帳簿保存法と同様に「電子署名」と「タイムスタンプ」の技術が用いられています。

電子署名法

電子帳簿保存法やe-文書法の要件を満たすために用いられる電子署名は、電子署名法によって法的効力が保証されています。
インターネットの普及やIT技術の発展に従い電子商取引の需要が高まり、電子契約においても従来の契約と同様に署名・押印に相当するものを付与して法的効力を保証する必要が出てきました。そのような背景から、電子署名の法的基盤を整備した電子署名法が制定されました。
しかし、電子署名法では電子署名の有効期限が最長5年と定められているため、法的に義務付けられた保存期間が5年を超える場合は電子署名だけでは対応できません。5年以上の長期にわたり電子データを保存する場合は、タイムスタンプを併用し「長期署名」する必要があります。

不正競争防止法

不正競争防止法は、不正な競争を防止し事業者間の公正な競争を確保するために定められた法律です。不正競争には著名な商品表示の冒用や他人の商品の模倣などに加え、自社の営業秘密の盗用や特許侵害なども含まれます。「秘密管理性」「有用性」「非公知性」を全て満たした「営業秘密」は不正競争防止法によって保護されます。そして営業秘密が確かに存在していたことの証明に使われているのが、タイムスタンプの技術です。

電子請求書にも対応している請求管理ロボを導入しよう!

請求管理ロボ
2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子保存に税務署の事前承認が不要となり、タイムスタンプについても要件が緩和されました。利便性が高まる一方で、電子取引における取引書類の電子保存が義務化されたため、自社のシステムが電子保存に対応できていない場合は、早急に準備する必要があります。

請求書の電子化をお悩みの方は、「請求管理ロボ」のご利用をご検討ください。変更・削除の履歴が残るシステムに保存する場合はタイムスタンプの付与を省略することができるため、請求管理ロボを利用して頂ければ特別な対応なく帳票類の電子化が可能です。また、請求管理ロボはクラウドサービスのため、初期コストを抑えて手軽に導入することができ、将来の法改正などにもシームレスに対応することができます。電子帳簿保存法の改正を機に、請求管理ロボを使って効率的に請求書の電子化を進めてください。

まとめ


デジタルトランスフォーメーションやコロナ禍のテレワークなどで、帳票類の電子化が急速に進んでいます。電子データならびに電子商取引の信頼性を担保する上で、タイムスタンプは非常に重要な技術です。しかし、活用するには新規システムの導入や煩雑な手続きが必要になる場合もあります。労力やコストを抑えて改正電子帳簿保存法に対応するには、タイムスタンプ機能を搭載した会計ソフトを導入するのも1つの手です。
改正電子帳簿保存法へのスムーズな対応をお望みであれば、この機会にぜひROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
「お金をつなぐクラウドで世の中を笑顔に」というビジョンを下にお客様に満足を提供致します。
 
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