請求書を電子化させてペーパーレス化推進へ!電子化させるメリット・デメリットとは

請求書

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請求書の作成において、顧客名、納入先、請求年月日、商品名、請求金額などの様々な情報を手入力で処理している企業も多いことでしょう。多くの場合、エクセルなどを用いた管理台帳を使って請求書を管理していますが、管理台帳から請求書を出力した後も手作業での処理が発生するため、ある程度の人的リソースを割く必要があります。

このようなアナログな作業を効率化する手段の1つが「電子請求書」です。この記事では、電子請求書の概要と背景、関連する法律、メリットとデメリットなどを解説します。

※目次※
1.電子請求書とは
2.請求書の電子化が推進されている背景
3.請求書の電子化に関連する法律
4.請求書を電子化するメリット
5.請求書を電子化するデメリット
6.請求書電子化の進め方
7.請求書の電子化なら請求管理ロボにおまかせ!
8.まとめ

電子請求書とは


電子請求書とは、従来紙にプリントアウトして郵送していた請求書をメールやWeb上でやり取りできるように電子化(データ化)したものを指します。請求書を電子化することにより、後述するように発行する側にも受け取る側にも様々なメリットがあります。

電子請求書は請求書をどのような方式で取り扱うかによっていくつか種類があります。近年は法整備が進み、国税関係の帳簿書類の保存が電子データを用いたものでも認められようになってきました。実際に、経理の現場の合理化・ペーパーレス化を進めるために、商取引に電子請求書を導入する企業が増えてきています。

請求書の電子化が推進されている背景

日本でも以前から請求書をはじめとする書類の電子化への動きは少なからずあったものの、世界の趨勢と見比べると実情としてあまり進んでいるとはいえません。理由はいくつかありますが、請求書は取引があったことを証明する重要な書類なので、紙の原本に押印して送るべきという商習慣が根強かったことが一因として挙げられます。しかし、近年請求書の電子化は喫緊の課題として多くの企業が変革を求められています。

請求書の電子化が進む背景にあるのは、紙媒体を用いて取引を行うのは事務負担が大きいとの指摘されていること、2020年に新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けてテレワークが広まったことが挙げられます。また、政府主導で脱ハンコが推し進められるようになったこと、帳簿に関する法的要件が大幅に緩和されたことも電子化を後押しする要因です。今後は、紙至上主義の商習慣は徐々に薄れていくことでしょう。

請求書の電子化に関連する法律


電子請求書は、請求書を発行する(請求)側も受け取る(受領)側も法律で定められた要件を満たす必要があります。請求書の電子化に関連する法律は「電子帳簿保存法」と「e-文書法」があります。以下にそれぞれについて解説します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、1998年に施行された国税帳簿関係書類に係わる法律で、帳簿書類を電子データ化して保存することを認めたものです。この法律では、帳簿書類を基本的に7年間保管することが義務づけられています。紙の原本を保管することによる事務作業上の負担を軽減するため、何度かの法改正を経て規制が緩和されてきました。

2005年には書類をスキャンして保存することが認められ、2015年と2016年にはスマートフォンで撮影した画像データの保存も認められました。2020年にはペーパーレス化をさらに進めるために、請求書発行側のタイムスタンプがあれば請求書受領側のタイムスタンプは不要とされるなど、保存要件の緩和が進んでいます。

取引関係の書類に関しては、紙で発行したものの控えや紙で受け取ったものをスキャンして保存する場合、管轄する税務署長に事前に申請の上承認を受ける必要があります。ただし、一定の条件を満たせば申請は不要になります。

e-文書法

e-文書法は、電子帳簿保存法と同様に、紙媒体で保存することが義務付けられていた書類を電子データ化して保存することを認めた法律です。2004年に制定、翌2005年に施行され、電子文書法ともいいます。

電子帳簿保存法では、決算書類や会計帳簿などの「国税関係の帳簿書類」に限られていた保存認可対象を、e-文書法では契約書や見積書、請求書などの事前書類、領収書や納品書といった事後書類など、「幅広い範囲の電子化」を認めている点が異なります。

また、e-文書法が保存の要件として規定しているのは、ディスプレイなどの画面で鮮明に見える見読性、消去や改ざんがないことを証明する完全性、必要なデータを素早く検索して引き出せる検索性の3つで、電子帳簿保存法よりも要件が簡素化されています。

請求書を電子化するメリット


請求書を電子化するメリットはいくつもありますが、ここでは5つ挙げて解説します。

作業を効率化できる

請求書を電子化することで、請求書を発行する側も受け取る側も双方で作業を効率化できます。発行する側にとっては請求書の印刷から郵送手配までの一連の封入手続きが不要になり、請求データを請求書発行システムにアップロードするだけで簡単に請求書の作成・発行ができるようになります。

受け取る側にとっては、請求書をデータとして保存・管理できるので、画像処理機能を持った会計ソフトと連携させれば自動的に転記することも可能なうえに、請求書をキャビネットにファイリングする作業が不要になります。また、必要な時に素早く請求書を検索して取り出すことも可能です。

両者ともに、パソコンとインターネット接続環境があれば、リモートワークでも請求書の授受ができる点も大きなメリットでしょう。

経費が削減できる

請求書を電子化すれば紙が不要になり、印刷用紙代、封筒代、インク代、保管場所コスト、郵送費が削減できます。また、保管・管理のための手間と場所がなくなり、その分の人件費が削減できます。紙の請求書を発行するためのコストは約8割が郵送費(郵便代金)といわれており、これが削減できるだけでも大きな経費削減になるのです。

コンサルティング会社のNOC株式会社の試算によると、毎月2,000通の請求書を発行している会社では、請求書の電子化によってトータルで50%の経費削減効果が得られるとしています。また、請求書の発行工数が削減されることで、請求業務のスピードアップとミスの防止といった業務の質向上も期待できます。

修正や再発行が容易になる

取引先から修正を依頼された場合や、誤請求があったことに気が付いた場合、紙の請求書ではデータを打ち直すだけではなくプリントアウトして封筒に入れる、という一連のプロセスをもう一度経なければならず、多くの手間を要する作業が発生します。

一方、請求書を電子化すればデータの修正後にメールするかクラウド上にアップロードするだけで作業が終わり、修正や再発行の必要がある時でも迅速かつ簡単に対応することができます。

発行日に請求書を送付できる

紙の請求書を送付する場合、郵便で相手先に到着するまで1~2日掛かります。電子請求書なら発行したらすぐにメールで送付したり、クラウドシステム上にアップロードしたりして即日で届けることができます。

取引先から求められたタイミングを逸することなくスピーディに送付できるので、郵送では締め切りに間に合わないというような急ぎの場合でも対応が可能です。また、メールで送った場合は送信履歴で送信したことを証明できるうえに、クラウドを用いたシステムであれば先方がメールを開封したり請求書をダウンロードしたりすればその記録が残ります。請求書の電子化は、履歴により行き違いによるトラブルを回避するという、副次的な効果も得られるのです。

過去の請求書をいつでも確認できる

請求書を紙でやり取りする場合、控えを保管するためのキャビネットとそれを置く場所の確保が必要になり、ファイリングにも多くの工数を要します。また、その中から過去の請求書を探し出すには手作業で見つけなければいけません。

一方、請求書が電子化されていれば保管場所は不要となり、取引先名や日付などデータファイルの属性を検索するだけで欲しい請求書を見つけることが可能です。

請求書を電子化するデメリット


請求書の電子化にはデメリットもあります。以下に具体的に解説します。

電子化を受け入れない取引先も存在する

請求書を電子化することに抵抗がある企業もあります。したがって、自社が電子請求書方式に切り替える際には、取引先に対応してもらえるかどうか確認して了承を取り付ける必要があります。それでも請求書を紙で郵送して欲しいという企業は一定数存在しますので、100%電子化することは現実的には困難です。

しかしながら、自社が電子請求書システムを導入していれば、取引先宛ての請求書データをシステム上で検索してプリントアウトするだけなので、紙ベースの作業よりも工数が少なくなります。

請求先企業の負担にも留意しておく

請求書を電子化すると、取引先に次のような負担が掛かります。
まず、取引先が電子請求書に対応していなければ、受領した請求書データを紙でプリントアウトしなければならず、取引先に印刷コストが掛かってしまいコストメリットがありません。

また、請求書が全て電子化されていると、オンプレミス型のシステムの場合、サーバーがダウンしてしまうと請求書データを閲覧することができなくなり、業務が滞ることで請求書の送付が遅延してしまう恐れがあります。

請求書電子化の進め方


ここでは、電子請求書の主なタイプと電子化を進める際の注意点について以下に解説します。

電子請求書の主なタイプ

電子請求書の主なタイプとして、以下のものがあります。

・請求書をPDFファイル形式にしてメールに添付して送信するメール配信型
・PDFファイル形式の請求書をクラウド上にアップロードして送信するPDFダウンロード型
・クラウドシステム上で請求書の作成・発行・受取までを行う電子データ型

セキュリティ面ではPDFダウンロード型と電子データ型が優れており、メール配信型はやや劣ります。検索性では電子データ型が最も優れ、PDFダウンロード型が続きます。

電子化を進める際の注意点

請求書の電子化を進めるにあたっては懸念される点もあるので、きちんとした準備をしないと切り替えがうまくいかず、取引先とトラブルになってしまう可能性があります。注意すべき点として、ここでは2つ挙げます。

1つ目は、取引先を含めて運用体制を確立することです。請求書の電子化が成功するかどうかは、電子化を受け入れてもらえる取引先をどれだけ多く取り込めるかに左右されます。

2つ目は、他の帳票類も電子化してスケールメリットを出すことです。企業間取引では請求書の他にも注文書、支払通知書、納品書など多くの帳票を取り扱い、それぞれがお互いに補完しあうことで取引が成立しています。請求書の電子化を進める機会にこれらの帳票類も同時に電子化することで、全体的な工数の削減と効率化が見込めます。

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まとめ

この記事では、請求書の電子化には様々なメリットがあることをご紹介してきました。政府がITによってビジネスモデルの転換や組織体制を変革させる「DX化」を推進していることから、電子化の潮流は今後も広がることでしょう。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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