株式会社スペースリー

Salesforce®と分断された請求業務が、手作業と未入金の温床に

当時、別の請求書発行システムを利用していましたが、Salesforce®との連携がなく、経理3名のうち2名が請求書発行を担当していました。新規契約分の請求書発行だけで月20件、2〜3時間、Salesforce®のデータとの突合作業にさらに約1時間を要していました。手作業によるチェックには限界があり、未入金の追跡が行き届かず、最も多い時で120件を超える未入金案件が積み上がっていました。また、取引先によっては事業部ごとや契約種別ごと、代理店経由など請求先が複数に分かれるケースがありましたが、当時のシステムでは取引先1社に対して請求先を1つしか設定できず、対応に手間がかかっていました。

経理だけでは支えきれず、Salesforce®完結の仕組みを比較検討

未入金対応には電話での交渉が必要な場面が多く、経理担当だけでは対応が難しいと痛感したことから、営業やカスタマーサクセス部門も取引先の入金状況を把握できる体制づくりを目指し、請求システムの切り替えを検討し始めました。検討の過程では、知人が経営する会社が請求管理ロボ for Salesforce®を使っていたので、実際の利用方法を教えてもらう機会もあり、Salesforce®上で請求管理ロボを使うイメージを具体的につかむことができました。複数のサービスを比較検討したうえで、請求管理ロボへの切り替えを決定しました。

Flow Builderを使った連携の仕組みを構築

導入にあたっては、ROBOT PAYMENTのカスタマーサクセスチームと、当社がお付き合いのあるベンダー企業と連携し、約3ヶ月をかけて構築を行いました。パッケージ内の請求オブジェクトのデータは請求管理ロボが必要とするデータ形式と異なっていたため、Flow Builderを用いたデータ変換の設定を行いました。

自動化が定着し、請求業務と未入金対応の時間を大幅に削減

現在はSalesforce®上で未入金が発生すると自動的にToDoが作成される設定にし、カンバン方式で未入金案件を可視化したうえで、金額や期日をもとに優先順位をつけて担当者に割り振る運用を行っています。この結果、最も多い時期で120件程度あった未入金案件は約30件程度まで減少しました。

Salesforce®上の商談内容がそのまま請求書になる仕組みにしたことで、データ突合作業そのものが不要になり、請求書発行と内容確認にかかる時間は月3〜4時間から月1〜2時間へと約半分に短縮されました。対応件数が月20件から月20〜30件に増えている中での結果です。入金消込についても、会計システムと連携した自動消込を活用することで大半が自動化され、複数店舗分を同一の口座名義で振り込まれているケースなど個別対応が必要な取引先に、より時間をかけられるようになっています。クレジットカード決済分の消込も自動化され、以前はスプレッドシートに転記して集計していた決済状況も、サービスの画面上で確認できるようになりました。

こうして生まれた時間は、イレギュラーな請求が発生した際に営業担当へ内容を確認する時間や、通常フローに乗らない請求パターンの処理手順をまとめた社内シートの更新に充てられており、対応の抜け漏れを防げる体制づくりにもつながっています。

商談と請求の連動が、解約漏れ防止や経理の負担軽減にもつながった

商談内容と請求・決済の仕組みが直結したことで、思わぬ副次的な効果もありました。以前はSalesforce®の商談と請求・決済の仕組みが分離していたため、毎月契約金額に変更がないかを確認する必要があり、契約と紐づいていないことで解約漏れや登録漏れが起こり得る構造でした。導入後は商談をもとに請求書が作られるため、商談と決済額が食い違うことがなくなり、契約期間の確認も不要になりました。解約時に商談を更新すればカード決済もそれに追随するため、漏れが構造的に発生しなくなっています。

また、未入金の発生がSalesforce®上の取引先画面にすぐに表示されるようになったことで、営業やカスタマーサクセス部門が面談や電話のついでに未入金の状況を伝えられるようになりました。以前は未入金の情報が経理内にとどまり、他部署に連絡する前に金額の正確性を経理部内で確認する工程が必要でしたが、その手間がなくなったことで経理の負担が軽くなっています。クローズドだった情報がオープンになったことで経理担当者の心理的な負担も和らぎ、実務面でも他部署との連携がしやすくなりました。結果として、未入金回収の促進やコミュニケーションコストの削減にもつながっているといいます。取引数が増加する中でも、経理の人員体制は変えずに対応できています。