請求業務・経理業務の課題
請求業務の課題として挙げられるのは「計算に時間がかかる」「ミスが発生しやすい」「書類の管理や保管が難しい」という3点があります。 これらのミスは、人間が請求業務を行う以上避けられなかったり、手間がかかってしまいます。
請求業務の課題とは？詳しく紹介請求業務・経理業務の自動化とは
請求業務・経理業務の自動化は、経理担当者が日々行う請求書関連の業務を効率化するための取り組みです。 手作業での処理では負担が大きく、ミスの発生もあります。そのため、近年では入力業務の自動化が増えています。自動化の方法としては、OCRやクラウドサービスの導入、請求業務のアウトソーシングがあります。 これにより、請求金額の確認や合算にかかる時間を削減し、人的ミスを防ぐことができます。また、法律や制度には電子帳簿保存法やe-文書法、インボイス制度があります。自動化により得られる効果としては、業務負担の軽減や出社の必要性の低減が挙げられます。これにより、経理業務全体の効率化やテレワークの促進が可能となります。
請求業務の自動化とは？詳しく紹介請求業務・経理業務の
自動化で得られる効果
業務負担軽減
ツールを導入することで、請求書作成業務に費やしていた時間が減少し、入力作業や確認・修正作業などの手間も軽減されます。これにより、コア業務に集中することができます。また、受注や請求情報などを一元管理することができるため、請求内容を確定させる際に複数のファイルを確認する必要がありません。これによって、人的リソースをスタッフの適性がある業務に効果的に配置することができ、経理業務全体の効率化が実現できます。
オンラインでの作業が可能になる
近年は、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の推進により、企業の多くがテレワークを採用し、出社を最小限に抑える取り組みが進んでいます。オンライン上で作業できるクラウド型ツールを導入すれば、インターネット環境があればいつでもどこでも作業が可能です。従来の請求業務では、紙媒体の書類を事務所内で管理し、請求書の印刷や押印、郵送などアナログな作業が主流でした。しかし、請求書をデジタル化すれば、出社する必要がなくなり、テレワークでもスムーズに業務を進めることができます。
得られる効果とは？
請求業務・経理業務を
自動化させるには
請求業務・経理業務を自動化は、OCR（光学文字認識）を使用して画像データをテキストに変換したり、請求書入力をアウトソーシングすることが挙げられます。
OCRの導入
OCRは、画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する光学文字認識機能です。業務に費やしていた手入力時間を大幅に削減するだけでなく、入力ミスを防ぐこともできますので、繰り返し行うチェック業務も簡略化することができます。
請求書入力アウトソーシングの利用
請求書入力アウトソーシングは、自社内で行う請求書の入力業務を外部に委託することを指します。月末や月初などの繁忙期や締め日前後の業務をアウトソーシングすることで、残業を減らし、社員の満足度を向上させることができます。業者によって対応範囲は異なりますが、最初は請求書の入力業務だけを委託する小規模なスタートがおすすめです。
自動化させる方法とは？
請求業務・経理業務
自動化サービスの選び方
サービス選びのポイントは、自社の環境に合うツールを選ぶ、機能の確認、費用対効果の検討、設定の変更と使いやすさ、導入サポートの充実度が挙げられます。
自社の環境に合うツールを見極める
ツールの導入には、オンプレミス型とクラウド型の2つの形態があります。 オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築して作業を行う方式で、サーバーの維持やメンテナンス費用が毎月発生します。 一方、クラウド型は、提供事業者のサーバーにインターネットを介して接続する方式です。設置費用はかからず、低価格で利用できるため、ツール導入が初めての場合におすすめです。
自社に合った機能が
搭載されているか確認する
ツールごとに異なる機能を確認し、類似している表記でも実際の機能が異なる場合があるため注意が必要です。業務フローに合った機能や既存システムとの連携度も確認しましょう。
また、ツールの使いやすさや分かりやすさも重要です。導入されたツールは企業の全社員が使用する可能性があるため、操作が簡単なツールは業務の引き継ぎや誰でも対応がしやすくなります。既存の業務フローに合うツールを選ぶことで、導入もスムーズに進むでしょう。
費用対効果を検討する
ツールの利用料には、請求書作成数が制限されるプランや無制限の定額プランなどがあります。費用対効果を評価する際には、導入費用や月額料金だけでなく、運用にかかる労力や人件費削減、機会損失防止の効果も考慮しましょう。
自動化ツールを選ぶ際には、設定変更が容易なツールを選ぶことも重要です。頻繁な設定変更にシステムベンダーへの依頼が必要だと維持コストが高まり、費用対効果が低下する可能性もあります。使い勝手の良いユーザーインターフェースや経理担当者にとって便利な設定変更が容易なツールを選ぶと良いでしょう。
導入サポートの充実度を確認する
ツール導入初期は操作に慣れず、疑問も生じます。システム上のトラブルも予想されます。したがって、充実した導入サポートを持つツールを選ぶことが重要です。ヘルプデスクや勉強会、トレーニングガイドなどのサポート体制を確認しましょう。
さらに、サポート費用は利用料に含まれるか、訪問対応ができない場合のリモートサポートなども重要なポイントです。問題が発生しても素早く解決できるサポートがあれば、現場スタッフも安心できます。
ツールを選ぶポイントとは？
請求管理ロボの主な機能
請求業務・経理業務
自動化に関するコラム
請求業務自動化に関してよくある質問
A. 請求業務自動化ツールの導入には、以下のようなメリットがあります。
・時間と手間の削減: 手作業で行っていた請求書作成や送付の手続きが自動化されるため、作業時間と手間が大幅に削減されます。
・エラーの軽減: 自動化によりデータ入力ミスや漏れが減り、正確性が向上します。
・業務効率の向上: 自動化により請求書の作成や管理が迅速化され、業務の効率が向上します。
A. 請求業務自動化ツールを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。
・機能の適合性: 自社の業務フローに合った機能が備わっているか確認しましょう。
・ユーザビリティ: ツールの使いやすさや操作性が重要です。社内のスタッフが簡単に利用できるツールを選ぶことが推奨されます。
・サポート体制: 導入後のサポート体制が整っているか確認しましょう。ヘルプデスクやトレーニングガイドなど、適切なサポートが提供されるかをチェックします。
A. 請求業務自動化ツールの導入には、以下のようなコストが発生する場合があります。
・導入初期費用: ツールの導入に伴う初期費用が必要です。これにはライセンス料やカスタマイズ費用などが含まれます。
・月額利用料: ツールの利用料金が月額で発生します。利用プランや機能によって料金体系が異なる場合があります。
・運用コスト: ツールの運用にかかる工数や人件費もコストの一部となります。
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