請求書の入力業務を自動化する方法とは？自動化させるメリットなども解説
経理担当者が日々行う請求書関連の業務内容は多岐にわたります。なかでも請求書の作成は毎月必ず発生する業務であり、件数が増えればそれだけ負担も大きくなる業務です。
手作業で処理する場合は担当者の負担が大きく、転記ミスが発生する可能性も否定できません。そこで、業務の効率と品質を向上させるために、近年は入力業務の自動化を検討する企業が増えています。この記事では、請求書の入力業務を自動化させる方法とメリットなどについて解説します。
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請求書の手入力で起きやすい課題
請求書の入力業務を手入力で行っている場合、取引数が増えていくにつれて問題が浮き彫りになっていく可能性があります。ここでは、請求書の入力業務を手入力で行う際に生じやすい課題について解説します。
請求金額の確認・合算に時間がかかる
請求処理業務は、営業担当スタッフからの報告や受注データから請求内容を照らし合わせて確認し、事前に用意してあるテンプレートへ必要事項を入力して請求書を発行するのが一般的な流れです。簡単な作業工程に見えるかもしれませんが、請求情報が一元管理できていないと受注情報を複数のエクセルファイルから確認する必要が生じる、時間のかかる作業です。
また、内容に変更があった場合や不明な点があった場合には、各担当者へ確認を取らねばならず、請求内容の確定に手間と時間がかかります。さらに、締め日や支払日に合わせて取引金額を一括で請求をする場合は、顧客ごとの受注情報をまとめてから請求金額の合算が必要となり、作業は煩雑になります。
人的ミスが生じやすい
データを手作業で入力していたり、電卓を使って請求金額の計算をしたりしている場合は、計算ミスや入力ミスが発生しやすいのが課題です。担当者が細心の注意を払っていても、人間の手による作業というものは、人的ミスが一定の割合で発生することが避けられないものです。
ミスの防止策としては、複数人でチェックすることによってある程度までの効果が期待できますが、チェックする側の人にしてみれば余計な作業であり、コア業務が圧迫されかねません。また、チェック作業は担当者のストレスを増幅させてしまう要因にもなりかねないため、モチベーションの低下などが危惧されます。コア業務への影響を最小限に留めつつダブルチェックできる仕組み作りの工夫や、マニュアルの整備によるミス防止の取り組みなどが必要です。
請求書の入力をツールで自動化するメリット
手入力によるミスを防ぐためにはツール導入も検討しましょう。ここからは、請求書の入力をツールで自動化させた際に得られるメリットについて解説します。
業務負担を軽減できる
ツールの導入によって入力作業や確認・修正作業など、請求書作成業務に割いていた時間が減ることで、コア業務に従事できるようになります。
また、受注・請求情報などの一元管理が可能なため、請求内容を確定させる際に複数のファイルを確認する必要がありません。これによって得られた人的リソースをスタッフの適正がある業務に配置すれば、経理業務全体の効率化が図れます。
出社をする必要性がなくなる
近年は、新型コロナウイルスの影響や働き方改革の推進で、多くの企業がテレワークを導入し、なるべく出社しない取り組みがなされています。
クラウド型などのオンライン上で作業できるツールを導入すれば、インターネット環境が整っている場所であれば24時間いつでも作業が可能になり、自宅や外出先など作業する場所も選びません。
従来の請求業務では事務所内に保管している紙媒体の書類を取り扱うのが前提で、請求書を印刷したり、押印したり、郵送したりといったアナログな業務スタイルが大半でした。しかし、請求書をデジタル化すれば、わざわざ出社する必要がなくなり、テレワークでもスムーズに業務が遂行できます。
請求書入力を自動化させるツールを選ぶポイント
単にツールを導入しても効果が得られるわけではありません。自社に最適なツールを選んでこそ効果が見込めます。ここでは、請求書の入力業務を自動化させるツールの選ぶポイントを解説します。
自社の環境に合うツールを見極める
ツールの導入形態には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、自社に設置したサーバーでシステムを構築して作業を行うタイプで、サーバーの維持やメンテナンス費用が毎月発生します。
一方クラウド型は、提供事業者が用意したサーバーにインターネット経由で接続するタイプです。設置費用がかからず低価格で利用できるため、ツールの導入が初めての場合はこちらがおすすめです。
業務フローに合った機能が搭載されているか確認する
表記上は類似していても実際には機能が全く異なる場合があるため、ツールごとにどのような機能が備わっているかをしっかり確認しておく必要があります。その際に、社内の業務フローに合った機能が搭載されていて、既存システムとどの程度連携できるかもチェックしておくことがポイントです。
また、ツールの使いやすさや機能の分かりやすさも確認しておきましょう。導入したツールは、企業に属する社員全員が利用する可能性があるため、操作方法が簡単なツールであれば、業務の引き継ぎがスムーズになり誰でも対応できるようになります。既存の業務フローとの親和性が高いツールを選べば、ツールの導入もスムーズに進むでしょう。
利用料から費用対効果を検討する
ツールの利用料は、毎月何枚まで請求書を作成できるか制限されているプランや、定額で枚数無制限のプランなどがあります。
費用対効果を検証するには、導入初期費用、月額利用料金のほかにも、運用にかかる工数、人件費削減の割合、人的ミスによる機会損失防止効果がどれだけ得られるかといった観点から見極めるといいでしょう。
なお、請求書入力を自動化させる際、設定の変更が容易なツールを選ぶことも大切です。設定に変更があるたびにシステムベンダーに依頼していては維持コストがかさむ原因となり、費用対効果が劣る結果になることも考えられます。ユーザーインターフェースが優れていて各種の設定変更がしやすい、現場の経理担当者にとって使い勝手の良いツールを選ぶといいでしょう。
導入サポートの充実度を確認する
ツールを導入した初期の頃は、操作に慣れないうえに分からないことも多いでしょう。また、利用していくうえでシステム上にトラブルが発生することも少なからず予想されます。そのため、導入サポートが充実しているツールを選ぶようにしましょう。具体的には、電話やメールによるヘルプデスクはあるか、各種の勉強会は開催されるのか、トレーニングガイドは提供されるのかなどのサポート体制が整っているかを確認します。
また、サポートの費用は利用料の中に含まれているか、訪問対応ができない場合はデスクトップ共有型のリモートサポートは可能かなどもおさえておきたいポイントです。問題が発生した際にも早急に解決できるサポートが備わっていれば、ツールを利用する現場のスタッフにとっても安心でしょう。
請求書の入力作業をアウトソーシングする
ツールのほかにも自社で行う請求書の入力業務を外部に任せるアウトソーシングという方法があります。繁忙期の月末や月初めなどの締め日前後の業務をアウトソーシングして、残業を低減できれば社員の満足度も向上します。業務を任せられる範囲は業者によって異なりますが、まずは請求書の入力業務のみ任せるだけのスモールスタートがおすすめです。
請求書の入力を自動化・アウトソーシングするなら「請求まるなげロボ」
請求書の入力業務における課題を解決するには、ツールやアウトソーシングを活用するのが有効です。サービスの選定で迷ったら、ROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」にお任せください。請求まるなげロボは、与信審査から催促までの一連の業務を代行して経理担当者の負担を軽減し、未回収リスクからも解放する請求業務アウトソーシングサービスです。
毎月CSVをアップロードするだけで業務は完了です。月末や月初めに集中する請求業務の負荷を大幅に低減して、業務効率の向上をお約束いたします。また、ROBOT PAYMENTで与信審査を通過していれば、万が一債権が回収できなくても100%保証されるので安心です。与信審査に落ちた企業も、管理画面から請求書の発行と消込催促管理が可能なため、複数のシステムを利用する必要がありません。
ダッシュボードから各取引先の請求状況が把握できるため、情報共有もスムーズになり、取引先からの急な問い合わせにも柔軟に対応できます。
まとめ
手作業で請求書の入力業務を行う場合、請求金額の確認・合算に業務工数がかかることや人的ミスが発生しやすい問題が挙げられます。そこで、入力業務を自動化してくれるツールを活用すれば人的ミスの防止や、担当者の業務負担を減らして作業効率を向上させる効果が期待できます。
ROBOT PAYMENTの「請求まるなげロボ」は、請求業務を全て一任できるため、社員がコア業務に集中でき、業務効率を向上できるワンストップのサービスツールです。導入時には専任担当による3ヶ月の定着支援を提供しています。請求まるなげロボを導入して請求業務の合理化・効率化を達成することをぜひご検討ください。
