継続課金の消込作業をシステムで効率化できる！選び方のコツも徹底解説！

入金消込 2024.02.10

継続課金ビジネスでは毎月必ず売上が発生するため、消込作業をシームレスにこなしていかなければなりません。そのため、従来行われてきた手作業による消込では、手間やコストはもちろんのこと、担当者にかかるストレスも過重なものになりがちでした。

こうした現状に対処するために登場してきたのが、消込作業を自動化できるサービスです。昨今のDX化の流れを受けて、精度の高い入金消込を自動で行えるサービスが続々と登場してきています。

この記事では、継続課金ビジネスの消込作業を効率化できるシステムについて解説します。最後に最適なサービスの探し方やおすすめのサービスのご紹介もしているので、ぜひご参考になさってください。

消込作業の基礎知識

多岐にわたる経理業務の中でも、特に担当者にかかる負担が大きくなりがちなのが消込作業です。毎月必ず売掛金が発生する継続課金ビジネスではもちろん、ほとんどの企業取引で効率化の要請が最も強い業務と言えるでしょう。
ところで、消込とは具体的にはどのような作業を指すのでしょうか。ここでは、その概要と実際の処理の仕方を順に解説していきます。

消込作業は勘定科目の残高を消す業務

消込とは、実際に行われた入出金のデータを帳簿上で照らし合わせて、売掛金や買掛金の仕訳処理、つまり勘定科目の残高を消していく作業を指します。掛売りが基本である企業間取引では、商品やサービスを提供した当日に代金を回収できることはほとんどありません。代金を一旦売掛金として計上しておき、後日入金された時に初めて売上として処理するやり方が採られます。

後述するように売掛金は商品・サービスの提供企業にとっては負債になるため、取引先からの入金を確認したら売掛金残高を帳簿上から消していく作業、すなわち入金消込を確実に行っていくことが欠かせません。そして、消込の実施により売掛金の回収が滞っていないか、売掛金残高に等しい額の入金がなされているかなどについて正確に把握することが可能になります。
消込作業は、経理の中でも特に正確性を要求される業務の1つであり、取引先が増えるにつれて煩雑化することが少なくありません。

消込処理の方法

日々の取引で発生する、売掛金などの債権や買掛金などの債務の残高を逐一記録したものが帳簿です。帳簿では、取引で生じる費用や収益を勘定科目に分類したのち、借方と貸方に仕訳をしていきます。

例えば、自社の商品を100万円で売った場合には、売掛金を「資産」として借方に記載し、貸方には売上を「収益」として記載します。そして、後日入金があった際には、債権である売掛金を貸方に記載する一方、回収できた現金を資産として借方に振り替えます。

継続課金の消込作業をシステム化するメリット

継続課金の消込作業をシステム化することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、3つの視点から詳述していきます。

経理の業務負担を抑えられる

消込作業は、多岐にわたる経理業務の中でも特に煩雑化しやすく正確性の要請も強いことから、担当者にかかる負担がどうしても大きくなりがちです。
しかし、システム化により、このような荷が重い消込作業を正確かつスピーディーに処理していくことが可能になります。これまで注力していた少なくない時間と社内リソースを他の生産性の高い業務に振り向けることにより、経理業務全体の大幅な効率化が実現するでしょう。

特に継続課金ビジネスでは、入金日が固定されていて顧客からの毎月の売上額が変動しないという特徴もあって、消込作業の1つ1つは比較的単純になることが少なくありません。そのため、顧客の増加に伴い処理すべきデータが増えたとしても対応にさほどの困難さは伴わず、他の業態に比べシステム化によって得られる効率化のメリットは大きいと言えます。

ヒューマンエラーを削減できる

手作業による消込作業は煩雑化しやすいことから、ヒューマンエラーが起きる可能性を常に孕んでいます。例えば、社名が同一であったり、似たような取引先が別にあったりするケースでは、目視でのチェックミスを起こしがちです。
また、思い込みや数字の見間違い、あるいは他の誰かがやるだろうと考えることで生じる見落としによって引き起こされるミスも考えられるでしょう。自社に直接的な損害をもたらすだけでなく、誤って入金済みの取引先に再請求をかけてしまえば、場合によっては信頼関係を損なうことにもなりかねません。

システム化により正確なデータ照合が自動で実行されるようになれば、こうしたヒューマンエラーを回避できます。そして、担当者はデータの突き合わせという厄介な作業にかかわる必要がなくなり、消込結果の確認のみを行えば事足りるようになります。

消込作業以外の経理業務もサポートしてくれる

現在ビジネスの現場では多様な自動化システムが使われており、消込だけでなく請求書作成や未収金の催促などの債権管理業務を幅広く任せられるサービスも少なくありません。特に会社設立当初は経理に十分な人員を割くことが難しかったり、業務を行っていくうえで必須となる知識を身に着けていなかったりというケースも珍しくはないでしょう。

自動化システムには、記録された履歴情報を活用することによりイレギュラーな入金に対しても的確に対応できるサービスもあります。例えば、名義の不一致により自動消込が実行されずに残された口座の履歴を次回の消込時に参照することで、以降の自動消込が可能になるなどのメリットが期待できます。

継続課金の消込作業をシステムで処理する場合の注意点

システム化により多くのメリットが得られる一方で、目的なく安易に導入してしまうと、当初想定していなかったデメリットが生じることにもなりかねません。ここでは、継続課金の消込作業をシステムで処理する場合に押さえておくべき注意点を2つ解説していきます。

消込作業の知識が身に付きにくい

システム化やアウトソース化は、自前でのノウハウの蓄積が困難になるというリスクを少なからず伴います。特にお金を扱うことから経営の先行きを左右しかねないという経理業務の重要性に鑑みれば、トラブルが生じた場合に速やかに対処できる人材を社内で確保しておくことも忘れてはならないでしょう。

対策としてはまず、研修の実施や社内勉強会の開催、あるいは資格取得のための費用補助制度の拡充などが考えられます。また、システムを提供するサービスの中には勘定科目や仕訳方法の解説機能が充実しているものも少なくないため、簿記・会計知識の乏しい担当者に積極的な活用を促すのもおすすめです。徐々に専門知識を習得させられるだけでなく、システムに慣れて使いこなせるようになる効果も期待できます。

システムに慣れるまで時間がかかる

新たな仕組みにきちんと対応できるようになるまでには相応の時間を要すると考えておくことが、コスト面からもリスク管理の面からも大切になってきます。

また、経理や会計にまつわる法律は頻繁に改正されます。インストール型のシステムでは、法改正の度にバージョンアップに手間やコストがかかりがちになるデメリットがあることも押さえておく必要があります。法改正への対応に自信がなければ、クラウド型のシステムを選ぶのがおすすめです。

継続課金の消込作業を自動化できるサービス

継続課金の消込作業を自動化してくれるサービスの形態は、1つではありません。近年のDX化推進の流れに呼応して、経理業務に関しても効率化に資するさまざまな仕組みが相次いで生み出されてきています。
そこで、ここでは入金消込の自動化に特化したサービスと、入金消込を含む債権管理の幅広い作業を代行してくれる決済代行サービスの2つについて、それぞれの特徴をご紹介します。

入金消込自動化サービス

入金データと売掛金データの照合から入金消込の実行までを自動化できるサービスです。機能をシンプルに留めつつ既存の会計システムとの連携性に重きを置くタイプから、請求管理業務の広範囲でシームレスに使えるタイプまで、多様なサービスが提供されています。自社に合ったサービスを導入することにより、経理業務の効率化と精度の高い入金管理の実現が期待できるでしょう。

ただし、未収債権への対応についてはサービス対象に含まれないため、取引先への連絡などの督促業務については基本的に自社で行っていかなければなりません。

決済代行サービス

入金消込に限らず請求管理業務全体を効率化したいのであれば、決済代行サービスを利用してアウトソース化する方法もあります。請求から代金回収に至るまでの幅広い業務の代行をお願いすることができ、後日一定期間分の売上がまとめて支払われる仕組みです。

メリットとしては、請求金額の支払い先が代行会社となることから入金ステータス確認の手間が省け、照合作業の手間がなくなることが挙げられます。
また、サービスによっては未収債権の督促代行を請け負っていたり、未払い時の保証が付けられたりするものもあるので、回収まで手が回らない場合や確実な回収を目指したい場合に活用するのもおすすめです。

決済代行サービスの多くが、銀行振込やクレジットカード決済などさまざまな支払い方法に対応しています。継続課金の利用者に豊富な支払い手段を用意できれば、新規顧客の開拓はもちろん、利用者の離脱防止に向けた施策としても一定の効果が期待できるでしょう。

最適なサービスの探し方

ここまで、継続課金の消込作業を自動化できるサービスの導入メリットや注意点についてみてきました。では、具体的にどのような基準で選んでいけば、自社に最適なサービスを見つけ出すことができるのでしょうか。ここでは、最適なサービスを探し当てるポイントを3つご紹介します。

拡張性にこだわる

継続課金の消込作業を自動化してくれるサービスは、請求業務を軸に据える販売管理システムと会計業務に照準を合わせたシステムの2種類に分類できます。各システムはそれぞれの目的に応じた機能を搭載しているため、自社の業務フローや導入目的に適った、将来の拡張性が期待できるサービスを選ぶことが重要です。

システムは、実際に使用する担当者や業務フローを想定したり、未回収情報を共有する可能性がある営業担当者との業務連携を視野に入れたりしながら選んでいくとよいでしょう。扱いやすいシステムを選ぶことにより、効率化の達成とストレスなく回せる業務フローの確立が実現します。

既存のシステムと連携できる

たとえサービスを導入しても、既存のシステムと連携できなければ消込作業を効率化することはできません。そのため、サービス選定にあたっては、すでに活用している会計ソフトや販売管理システムなどとの連携の可否を忘れずに確認しておくことが大切です。

既存のシステムに連携させることで初めて、入金消込後の仕訳データをソフトに合わせたフォーマットで簡単にエクスポートできるようになります。システム導入にかかるコストを抑えることはもちろん、これまで手入力で行ってきた会計ソフトへの転記作業の手間を削減できるなど、消込にまつわる作業の大幅な省力化も実現できるでしょう。

バックアップ体制が整っている

導入当初に運用面で何か分からないことが出てきたり、何らかのシステム上のトラブルが起きたりした場合に、安心してサポートを頼めるサービスであるか否かはとても重要です。

また、精度の高い自動照合の実現に向けては、取引先ごとに少しずつ変わってくる照合ロジックに自在に対応できるかを見極めることも大切になってくるでしょう。

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