入金消込の自動化にはクラウドがおすすめ!

入金消込

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「毎月のこの業務、本当に手作業でやる意味あるのだろうか?」月末になると経理担当者の方が感じている疑問だと思います。そのなかでも最も自動化したい作業、それは入金消込作業でしょう。毎日入金されているかを確認し、入金日をエクセルに手入力、決済方法と入金金額を確認しデータ化、そして毎月締めには売掛金の消込作業を1件ずつ行う。これほどまでに膨大かつ面倒な作業を自動化できるとしたら、経理担当者は心身ともに大きなストレスから解放されるに違いありません。

帳簿にある売掛金とひたすら向き合う消込作業、実は自動化できるシステムがあるってご存知ですか?今回は、入金消込業務を効率化について紹介します。

入金消込とは?

入金消込とは、すでに売掛金としてあげていた未決済の仕訳を決済後に売上として処理する経理業務のことを言います。
BtoB取引では掛け売りがスタンダードになっています。売上が発生した日(商品やサービスを取引先に届けたとき)に代金を支払ってもらえないため、決算上発生主義に基づいて売掛金を計上しなければいけません。
その後、実際に入金されたとき、売掛金を帳簿上から消し、代わりに売上を計上します。
仕訳のイメージはこのようになります。

取引発生時には発生主義に基づき借方に売掛金、貸方に売上高というように仕訳処理を行い、入金確認後は借方に現金を、貸方に売掛金を入れることで売掛金を仕訳帳簿から消込を行います。なぜ売掛金の消込が必要なのかというと、売掛金は企業にとって負債と同じだからです。帳簿上にいつまでも負債を置いておくわけにはいきませんから、入金があればすぐに売掛金を帳簿上から消し、負債がない状態にしなければいけません。もしいつまでも消えなかった売掛金が、取引先の倒産などによって回収不能になったときには、最終的に貸倒損失を計上し売掛金を消し込みます。

銀行振込の消込作業は大変

消込作業は、決済方法が銀行振込のとき業務が複雑になるという特徴を持っています。最後まで消込を行い、売掛金と売り上げのデータを突き合わせ、月の締めを行う時に消えていない売掛金があり帳簿上の金額が合わない、という事態は経理担当者なら一度は経験したことがあるでしょう。そしてそのほとんどは、銀行振込のデータ入力間違いが引き起こしたミスだったのではないでしょうか?

銀行振込における消込作業では、入力ミス、目視ミス、入力忘れなどが頻繁に起こります。その理由は「通帳を見ながら入力作業を行う必要があるから」に他なりません。複数ある銀行口座、その小さな通帳に書かれた振込人名義はカタカナで見づらく、さらに振込日と入金額のずれなど、様々なミスを誘発します。しかし、BtoB決済は慣例から銀行振込や口座振替が利用されていることが多く、面倒でもミスやエラーが多くてもこの方式から脱することができませんでした。

入金消込を手作業で扱うデメリット

入金消込をすべて手作業で行うと、次のようなデメリットが発生します。

<目視によるリスク>
入金消込を社内ですべて行うということは、社員の目視にデータ管理を頼るということです。人間は必ずミスをします。人間が手作業で仕訳を入力しているうちは、いつでもヒューマンエラーが起こり得ます。目視だけでは完璧に業務を遂行することはできません。例えばまだ回収していない売掛金を消込してしまった場合、そのまま代金を回収せずに終わってしまうこともあるでしょう。逆にすでに入金されているのにもかかわらず、消込ができていなかったことで二重に請求してしまうこともあるかもしれません。
ミスが発覚した場合、取引先への丁寧な説明と対応が必要になるほか、このようなミスが起こると、決算時に「帳簿と口座の残高が合わない」という事態が発生し、経理担当者はどこでミスが起きたのかを最初から一つずつチェックしていかなければいけなくなります。

<退職・異動によるリスク>
経理のベテランが退職してしまったとき、社内の経理業務を知り尽くした社員が移動したとき、経理が手薄になることでこのようなリスクが考えられます。ノウハウのない社員ばかりで経理業務を行い、決算データがでたらめになってしまった。請求書の内容が違う、締日や入金期限を間違ってしまった。もしこんなことが頻発すれば企業の信用は地に落ちてしまいます。

入金消込の自動化で劇的に変化すること

請求業務や決算業務にとって必要な入金消込は、手動で行うことでミスが増え、ミスによってさらなる業務負担が起こってしまうことがわかりました。今すぐ入金消込を簡単にしてミスをなくしたい!そんな時には入金消込システムを導入しましょう。消込業務を自動化できるシステムやソフトには様々なものがありますが、導入することで業務が劇的に変化するというのは本当なのでしょうか?詳しくみていきましょう。

<業務の効率化と正確な消込>
入金消込の自動化を導入することで、「今まで行っていた業務は一体何だったのか」というほど「正確でスピーディな」経理を実現してくれます。自動消込によりヒューマンエラーが大幅に減少し、様々な業務が滞りなく行われるようになるでしょう。売掛金処理の失敗による2重請求といったミスが解消され、余分な請求業務がなくなります。また入金データから仕訳が自動で処理されるため、売掛金管理におけるタスク漏れはほとんどなくなるでしょう。手作業やアナログで行っていた業務がオートメーション化され、驚くほど業務が効率化されます。

<ストレスからの解放>
自動消込システムの導入によって、毎月の憂鬱な業務、ミスがあるかもしれないという恐怖・ストレスから多くの社員が解放されます。取引先に代金を請求したり、督促業務を行ったり、それだけでも経理担当者には大きな心理的負担がかかっています。
さらに入金消込ミスによる決済のずれなどが発生すれば、心身ともに大きな負担がかかるでしょう。経理担当は、企業にとって大切な売上金管理を行う部署の精鋭部隊です。外部ソフトやサービスを利用することで、社員をストレスから守ることでよりよい社内環境を構築できるでしょう。

<キャッシュフローの改善と経営データの見える化>
経営陣にとっても、ミスがなく確実な経理によって経営戦略が立てやすくなるでしょう。入金管理・売掛金管理が正しく行われることでキャッシュフローが改善します。2重請求・請求ミスがなくなるだけではなく、未収金への素早い対応も可能になります。また売掛金管理を徹底するために入金消込を導入すると、その結果経営上欠かせないお金周りのデータが可視化され、経営判断がしやすくなるといったメリットもあります。

入金消込を自動化するならクラウドがおすすめ

近年、この消込作業を革命的に自動化する方法が生まれました。これまでも会計ソフトなどで消込作業は行えたかもしれませんが、結局のところ手入力でミスが減らない企業も多かったでしょう。消込作業の自動化に加え、ミスのない月次決算を叶えてくれるのは「クラウド請求管理システム」です。会計ソフトや消込専用ソフトという選択肢もあるなかなぜクラウド請求管理なのか、クラウド請求管理システムを選ぶ際に注目したいのは次の点です。

<様々な決済手段に対応・決済代行サービスと連携>
銀行口座への振込だけではなく、クレジットカード決済による入金データにも対応できる消込システムを選びましょう。すでにクレジットカード決済を導入している企業の場合、カード情報だけシステムに反映されず、結局すべての業務を効率化できなかったということになりかねません。

<システム連携>
入金消込システムは外部ソフトおよびサービスと連携できるものがいいでしょう。顧客データ管理システムや会計ソフトと連携することで、さらなる業務の効率化が望めます。

<すべて自動化されている>
売掛金管理がすべて自動化されているシステムなら、決算も安心して臨めます。できれば売掛金管理だけではなく、請求業務についても自動化されているシステムがいいでしょう。請求業務と売掛金業務が自動化されていると、請求書の作成・送付から入金確認および入金管理、次に売掛金の消込が行われ、入金が確認できないデータがあれば再び請求書を発行する、という一連の流れが出来上がります。

以上が、請求管理システムに入金消込システムが組み込まれているものを選ぶことがおすすめの理由です。

様々な機能と連携できるクラウド請求管理システムを導入することで、面倒な業務をすべて自動化することでヒューマンエラーゼロの経理が叶えられるでしょう。人員を増やしても減らなかった請求ミスや決算処理のミスもなくなり、業務が大幅に効率化されます。
何より、これまで利用していたソフトを活用できる請求管理システムを利用することができれば、システム導入時に新たなシステムを構築したりオプションサービスに加入したりという無駄なコストを省けます。顧客管理と会計ソフトと連携できる請求管理システムなら、売上データからマーケティングや経営戦略を練る際にも大いに活躍してくれるでしょう。さらに決済代行サービスと連携している請求管理システムなら一切の無駄やミスがなく、請求書作成から、決済、消込、、督促まで自動化することも可能です。

まとめ

入金消込を自動化できるソフトやサービスには様々なものがありますが、システムを導入するのなら「もっとも業務を効率化できる」ものを選ぶべきです。会計ソフトや入金消込に特化したサービスではカバーできない業務までを自動化し、企業にさらなるメリットをもたらしてくれるのが「クラウド請求管理システム」だからです。

これからの時代、すべてを人の手で行うのは業務上効率がとても悪く、賢い選択とは言えません。コストを削減し業務負担を軽減することで成長できる企業も数多くあるはずです。ヒューマンエラーをなくしキャッシュフローを改善、経営の見える化にも役立つ入金消込機能付きの請求管理システムを導入し、健全な経営を目指しましょう。

ROBOT PAYMENTは、サブスクリプションビジネスにおける毎月の継続請求を効率化する請求管理クラウド「請求管理ロボ」を提供しています。請求書の発行だけでなく「入金消込の自動化」「請求書電子化」「未入金改善」など、請求書業務・売掛金管理における課題を包括的に解決することが可能です。是非、一度ご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
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