入金消込みとは?よくあるトラブルと、その回避方法もご紹介 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

入金消込みとは?よくあるトラブルと、その回避方法もご紹介

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財務状態を管理するために欠かせない入金消込み。重要な役割があるものの、得意先社数が多く入金件数も膨大な企業の場合、電卓を使用した人力の作業ではミスをするリスクが高くなります。
そこで、この記事では入金消込みに関する知識を深めるために、入金消込みの基礎知識、よくあるトラブル、や入金消込みにシステム導入がおすすめな理由についてご紹介します。

入金消込みとは?

入金消込みとは、売掛金を帳簿上から消して売上に書き換える作業のことです。
売掛金とは、簡単にいうと「後払いで販売した分の代金を受け取る権利」のことを指します。企業間における商取引では、商品やサービスを、代金を受け取る前に提供し、後から回収する「掛取引(信用取引)」が主流です。代金を受け取っていない段階では帳簿に「売上」という勘定科目を使用することはできません。
ここで、「商品やサービスは販売したから一応売上に当たるけれど、まだ代金は受け取っていない」という仕訳方法として「売掛金」という勘定科目が使用されます。

一時的に帳簿に売掛金と記載しているものの、実際に代金が振り込まれたら勘定科目は「売掛金」ではなく「売上」です。したがって、代金を受け取っていない段階では財務状態をまとめた表である「貸借対照表」の借方に売掛金、貸方に売上としていたものを、借方に現金、貸方に売掛金と処理し直します。安定した財務状態を保つために、借方と貸方のそれぞれの合計額は必ず一致しなければなりません。

例えば、取引先に商品を50万円で販売したとします。掛取引なので代金はまだ支払ってもらっていません。その時点では、貸借対照表は以下のように記載します。

借方貸方
売掛金500,000売上500,000

翌月、商品の代金50万円が普通預金に振り込まれました。入金が確認できた時点で勘定科目の変更、すなわち入金消込みを行います。

借方貸方
普通預金500,000売掛金500,000

売掛金は商品やサービスを提供した時点で代金を受け取っていないため、負債に当たります。帳簿上に負債である売掛金を記載したままにしておくのは正しい財務状態とはいえません。入金を確認次第、売掛金を帳簿上から消す入金消込みを行い、負債がない状態にしておきましょう。
 

入金消込み業務によくあるトラブル

ここでは、入金消込み業務によくあるトラブルを3つご紹介します。

請求額と入金額に差額が発生する

まず挙げられるのが「請求額と入金額の差額の発生」です。これは、請求書に記載された金額と実際の入金額が異なるというトラブルで、消込み先を探して原因を突き止めたうえで差額の請求や返金などの対応をしなければなりません。

この場合に考えられる原因は以下の5つです。
1.振込手数料が勝手に引かれている
2.端数切り捨て・切り上げなどの消費税による差額
3.振込金額のミスあるいは振込忘れ
4.経費や買掛金との相殺
5.おまとめ入金

請求額と入金額の差異がある場合は、上司や担当部署に連絡し、どのように処理をすれば良いか判断を仰ぎましょう。原因が分かっていれば、その旨も一緒に報告します。 

消込み忘れが起きる

意外と起こるトラブルとして挙げられるのは「消込み忘れ」です。入金消込みは月末などの締め日に集中する傾向があり、入金件数が多ければ膨大な作業量になります。フリーランスや小規模事業であれば、通帳の記帳による入金確認で済みますが、規模が大きい企業の場合、インターネットバンキングを通じて振込入金明細をダウンロードするのが一般的です。

入金明細をダウンロードしたら、入金明細と請求対象となる売掛金の額をエクセルにリストアップしたものを照合します。入金明細とエクセルを照らし合わせながら手作業で数百件もの消込み作業をすることによって、消込み漏れが起こり得ます。万が一、消込み忘れによって取引先に督促をしてしまうと、信用問題に関わります。複数回、同じミスを繰り返してしまうと、取引自体が難しくなる場合もあるので注意が必要です。

担当社員が異動し、ミスが発生

消込み作業はミスなく効率的に遂行することが求められます。作業量が多く細かい数字を扱うので、自然と経験値の高い人が作業することになるでしょう。また、請求書と入金額の差額や振込名の相違など、トラブルが発生しても経験値が高ければ、原因を突き止め迅速に対処することができます。

しかし、高い経験値が求められる分、ベテランの担当社員が異動してしまうと状況は変わってきます。入金件数が数百件を超えている場合や、作業手順が複雑な場合、作業に不慣れな新しい担当者ではミスは避けられないでしょう。このように、今までミスなく順調に処理できていたとしても、担当者の異動によってミスが発生することも少なくありません。

入金消込み業務のトラブル発生原因

ここでは、入金消込み業務のトラブル発生原因を2つご紹介します。

目視によるチェック作業

入金消込み業務は、目視によるチェック作業がトラブル発生原因となることが多くあります。目視によるチェックは、入金額が一致しているか、振込口座名義は正しいかなどの項目はもちろん、入金明細をエクセルに登録する際に入力ミスをしていないかなど、あらゆる項目を確認しなければなりません。正確さだけでなく、ある程度のスピードも求められるので、非常に労力を要する業務です。

目視によるチェックは非効率的なうえ、ミスがあれば修正や報告を、未払い金があれば取引先をリストアップして営業担当者や取引先へ問い合わせなければならないなど、煩雑な業務を伴います。他の業務をこなしながら確認も行わなければならないので、どうしても確認漏れや確認ミスが発生します。売掛金の管理に不備があると、自社の経営状態に影響を及ぼすだけでなく、自社の信用を損ないかねないので、重要な業務であるにもかかわらず、目視によるチェックではミスをするリスクも高い作業なのです。

業務の属人化

入金消込みは高い経験値が求められるため、業務が属人化しやすい傾向があります。この属人化しやすい傾向がトラブルの発生原因になります。消込み作業が属人化することによって、特定の社員に負担が集中し、確認漏れや入力ミスが発生しやすくなります。業務が属人化すると他の社員が代わることもできず、担当の社員が休めない状況に陥ることも少なくありません。そのような労働環境から離職してしまうケースもあります。

属人化していた消込み作業で担当の社員がいなければ現場は混乱してしまいます。例えば、確認作業が進まない、請求額と入金額の差額の原因を突き止められない、イレギュラーの対応ができない、などです。その結果、経理業務の停滞や作業ミスが発生し、トラブルを招くきっかけとなってしまいます。

入金消込みのトラブルを回避する方法

ここでは、入金消込みのトラブルを回避する方法を4つご紹介します。

ダブルチェックを行う

まず挙げられるのが「ダブルチェック」です。言葉のとおり、ある人が行った業務を別の人がチェックすることです。ダブルチェックには、ミスの発生率を軽減する効果があります。また、経理のように金銭を扱う業務では、不正の予防もできるでしょう。ダブルチェックは2人で確認することが基本ですが、なかには人手不足の企業も存在します。その場合は、セルフ・ダブルチェックがおすすめです。

セルフ・ダブルチェックの方法は以下のとおりです。
・時間差でチェックする
午前9時と午後3時など、時間をずらして2回確認します。

・五感を使ってチェックする
視覚だけでなく、声に出して読み上げるなど、聴覚でも確認します。

・手順を変えてチェックする
1度目は上から、2度目は下からなど、作業の手順を変えて確認します。

エクセルを使って入金消込みを行う

エクセルを使って入金消込みを効率化する方法も存在します。取引数が多くない場合には、エクセルで代用できることも多いでしょう。

・入金管理表を使用する
インターネットから無料で配布されている入金管理表をダウンロードします。無料の入金管理表は数多くあるので、自社のシステムに合ったテンプレートを選びましょう。いくつかダウンロードして実際に試し、使いやすいものを選ぶのもおすすめです。

・エクセルのマクロ機能を活用する
エクセルのマクロとは、エクセルで行った作業を記録し、その作業を後から実行できる機能のことです。決まった作業や繰り返し行う手順はマクロを活用すると良いでしょう。簡単な作業であればプログラミングなどの専門知識も必要ないので、エクセルの知識が少ない方でも安心して活用できます。

・エクセル関数で作業する
エクセル上の機能である特定の目的のために用意されている計算式の関数を使用することで、消込み作業の効率化を図れます。入金管理表から残りの売掛金を算出する、あるいは数値の合計を確認する際は「SUM」や「SUMIF」、取引先コードに合致する取引先名を探す際は「VLOOKUP」、入金一覧表に名前があれば表に〇を記入する際は「IF」など、使い方次第で消込み作業に役立つ関数は豊富にあります。

情報共有を行い、属人化を防ぐ

経理部と営業部で情報共有を行うことによって、属人化を防げるとともにトラブルを予防することもできます。情報共有の方法は、例えば、社内で共有フォルダーを作成して「取引先」「年」「月」に分けてファイルを分類するなどです。注意したいのは、ファイル数が膨大になることによって、管理が難しくなることです。どのファイルにいつからいつまでの情報が入っているかが一目でわかるようにしておきましょう。

経理部はベテランの担当者に情報が蓄積して、属人化しやすい傾向があります。担当者が不在のときでも対応できるようにするためにも、社内で情報共有することは非常に重要です。情報共有することで、請求書を送ったか送っていないか分からない、取引先から請求に関する問い合わせが来ても担当者以外は答えられない、などのトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

システムを導入する

トラブルを回避する最も効果的な方法は「システム」を導入することです。経理システム(ソフト)を導入することによって、入金消込みだけでなく経理業務全体の効率化が図れます。経理システムの機能は大きく分けて「財務会計機能」「管理会計機能」「債権管理機能」の3つです。

主な機能には以下のものがあります。
・システム上での帳簿・伝票の入力
・システム上での仕訳
・請求管理
・受発注の管理
・記録したデータの分析
・予実管理
・営業経費の管理
・請求書・決算書の作成

入金消込みはもちろん、その他の経理業務に関する機能も豊富に備わっているので、全体的な業務効率化を図れます。

入金消込みにシステム導入がおすすめな理由

ここでは、入金消込みにシステム導入がおすすめな理由を3つご紹介します。

ヒューマンエラーを無くせる

システムによって入金消込みを自動化すれば、ヒューマンエラーを防ぐことができます。入金消込みを社員の目視と手作業で行うと、入力ミスや二重計上、消込み漏れなどのヒューマンエラーが起こり得ます。ミスに気がつかずに処理をしてしまうと、代金が回収できずに会社の損失になることや、二重請求してしまい取引先の信用を損なうことが懸念されます。ヒューマンエラーを無くすためには、システムの導入が有効な手段といえるでしょう。

経理のコスト削減が可能

システムの導入によって経理コストを削減することが可能です。システムを導入すれば、少数の人数で多くの業務を遂行することができるので、人件費を削減できます。また数多くの業務を、スピード感を持って対応できることから、長時間の残業代が発生することも防げます。さらに、ペーパーレス化を進めれば、用紙代や印刷代、インク代、郵送費などのコスト削減にもつながります。

差額の発生原因がすぐに分かる

システムの場合、売掛金に対する銀行口座への入金をひとつひとつ自動で確認し、差額の発生によって消込みが失敗したデータを抽出してくれます。抽出されたデータを確認することによって、差額の発生原因を迅速に突き止められるようになります。また、差額だけでなく名義不一致などの場合もデータが抽出されるので対処漏れを防ぐことができます。

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まとめ

ここまで入金消込みの概要や、よくあるトラブルとその回避方法について解説しました。入金消込みは時間と労力を要する煩雑な業務のため、手作業で行えばヒューマンエラーのリスクは避けられません。
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