入金消込のミスを削減するには効率化が鍵！ミスが発生しやすいケースもご紹介します
入金消込とは、売掛金などの残高を入金額と突き合わせて差異のある箇所を消去していく業務です。取引件数が多くなるのに比例して業務量が増え、煩雑さが増します。そのため、月末の締日周辺になると経理担当者は入金消込で多忙を極め、その他の業務に手が回らなくなる、残業を余儀なくされるといった課題が生じてしまうのです。
この記事では入金消込を効率化する方法として、エクセルのマクロ機能から、現在提供されている業務効率化サービス・システムについて詳しくご紹介します。
入金消込業務を効率化するべき理由とは？
昨今の日本は、労働人口の減少から多くの企業で人手不足が課題となっています。限られた人手で多くの業務を処理していく必要がありますが、ノンコア業務の入金消込に時間を取られていては、利益や企業の成長に繋がるコア業務に集中することができません。
また、入金消込を効率的に捌けない業務体制は、さまざまな問題を引き起こします。ここでは入金消込を効率化するべき主な理由を2点ご紹介します。
ヒューマンエラーによるミスが起こりやすい
入金消込の「目視によるチェック」は時間が掛かるだけではなく、ヒューマンエラーを引き起こしやすく業務全体の効率を滞らせる主な要因です。目視によるチェック作業では「請求金額と入金額が一致しているか」「振込名義は正しいか」などのチェックはもちろんのこと、明細をエクセルに手作業で入力する際にミスはないかといったチェックも含まれます。
目視でのチェック体制は非効率的であることに加え、ミスがあれば修正や報告を行う必要が生じます。また、未払金や未入金がチェック漏れによって発生した場合は、取引先に謝罪や支払いの督促を行う必要があります。企業としてしっかりとした管理体制が構築できていないことが露呈する形となり、取引先からの信用は低下してしまうでしょう。
さらに、未入金はキャッシュフローにも大きな影響を及ぼします。売掛金は時間が経過するほど回収することが難しくなるため、正確な入金消込によって日頃から未入金をしっかり把握しておかなければなりません。
属人化により業務の引継ぎに支障をきたす
請求管理業務は業務の属人化が起こりやすい業務であり、これも入金消込業務の効率化を妨げる原因となっています。複雑な処理が必要なうえに膨大な量となる請求管理は、豊富な経験と知識が必要な業務です。そのため、勤続年数の長い社員に入金消込を任せっきりになっているケースは珍しくありません。この場合、ベテラン社員一人を中心とした業務体制が構築されてしまいがちです。
しかし、その社員が異動や休職、もしくは退職してしまうと、請求管理業務を継続することが困難になってしまいます。請求管理業務がしっかり引き継がれていないとミスや処理漏れが発生し、取引先に迷惑をかけてしまうこともあるため、日頃から属人化しないような業務体制を構築しておきましょう。
入金消込でよくあるトラブル
ここからは、入金消込業務で起こりがちな4つのトラブルについてご紹介します。
請求名義と振込名義が異なるケース
「請求名義と実際の振込名義が異なる」「類似した社名や同姓同名の請求先がある」などの場合、チェックに多くの時間が掛かります。
さらに、カタカナで表記された振込名義と漢字表記の請求名義の目視確認はミスが起きやすいチェックポイントでもあるため、細心の注意を払って確認を行う必要があります。
2枚以上の請求書を合算して振込されるケース
同一の取引先企業に複数の製品やサービスを提供していたり、複数回の取引が発生したりする場合などは、2枚以上の請求書を送付するケースがあります。しかし、掛取引を採用していることが多いBtoB取引では、支払い締め日までに複数の請求内容が合算して入金されるのが一般的です。
この場合、入金された金額が合っているかどうかチェックに時間が掛かり、効率良く消込が行えません。
請求金額と入金金額が異なるケース
明細上は入金されているものの、入金額から各種手数料が引かれた金額が入金されていることによる請求額との相違が発生することがあります。また、返品といったイレギュラー対応が発生していた場合に情報共有が漏れていると、請求内容と入金金額が一致しないといったトラブルも発生してしまいます。
これらのケースでは消込先を明細上で1つずつ検索していく必要があり、さらには不足している金額の催促や繰越請求、営業担当者への詳細確認といった対応が必要となります。
繰越請求の管理が必要なケース
未入金が発生してしまったケースでは、消込をせず次月で合算して繰越請求を行います。繰越請求が発生すると、請求書発行時に今月の請求分と繰越請求分が一目で分かるよう記載したり、繰越分が入金されるまでは個別に管理が必要だったりと、経理担当者の負担が大きくなります。
エクセル管理で入金消込を効率化する方法
請求管理で広く利用されているのが「エクセル」です。エクセルによる管理は使い慣れたツールであることから導入のハードルが低く、多くの企業で採用されている管理方法です。ここでは、エクセルでの入金消込を効率化する方法についてご紹介します。
マクロ機能を活用して効率化するポイント
入金消込を実施する際には、振込入金の明細管理表のリスト一覧から未入金のみを抽出したり、入金一覧から照合したデータに色をつけたりするフィルタリングを行うことで作業の効率化を図ることが可能です。しかし、取引件数が膨大になるとフィルターの適用・解除ですら煩雑になり時間を要してしまいます。
こうした一定の繰り返し作業やルールが決まっている作業ではエクセルの「マクロ機能」が効果を発揮します。マクロ機能はエクセル上で行う一連の作業を記録し、自動処理できる機能です。一連の動作を記録するだけなので、複雑な処理でなければプログラムを組むための知識は必要ありません。
自身で管理表を作成する場合、最低でも取引先企業名・入出金額・期限といった項目を盛り込んだフォーマットを一から作成する必要があります。さらに、業種・事業によって管理する内容や必要な項目は異なるため、管理表を作成したのちにマクロ機能を表に合わせて作成するとなると、マクロ初心者の場合は困難を極めるでしょう。
マクロに触れたことがない、まずはマクロがどのようなものか知りたいといった場合は、自作するよりもWeb上で公開されている無料配布のものを活用し、使用感を試してみるのがおすすめです。
マクロ機能は万能ではない
エクセルのマクロ機能を使えば入金消込を効率化することは可能ですが、マクロ機能だけでの自動処理には限界があります。これはエクセルが表計算に特化したソフトであり、会計処理を得意とするソフトではないためです。例えば、会計ソフトでは自動化されている本体価格と消費税のそれぞれの処理も、エクセルでは関数や別のセルで管理するなどして計上しなければなりません。
また、エクセルにデータを打ち込む作業はもちろん、マクロをはじめとして関数やピボットテーブルを活用するためにはそれなりのスキルが求められます。さらに、各処理に必要な元データは随時更新しなければならず、部署内でリアルタイムに共有することはできないため、業務の属人化という課題は解消できません。
サービスやシステムを使って入金消込を効率化する方法
マクロ機能を使ったとしても入金消込を完全に自動化することはできません。そこで、業務を完全に自動化してヒューマンエラーや属人化を解決したい場合は、入金消込自動化システムや代行サービス、会計ソフトを使用して解決するのが有効です。ここからは、サービスやシステムによって業務を自動化することのメリットや、代表的なサービス・システムをご紹介します。
サービスやシステムを利用するメリット
サービスやシステムを利用する最大のメリットは、「ヒューマンエラーの解消」と言っても過言ではありません。消込を目視と手作業で行う場合、同一もしくは類似した企業名などが存在しているとチェックミスを起こすリスクがあります。しかし、サービスなどを活用したデータチェックではITを活用した技術によって自動的に処理されるため、人が処理するよりも早く、ミスなく業務を完遂できます。
また、名義の相違やイレギュラーな案件について学習する機能が備わっているサービスやシステムであれば、特定の社員だけしか入金消込を行えないということがなくなるため、業務の属人化が防げます。
そして、正確な明細管理が実現できれば未収金の二重請求や請求漏れを防ぐことができ、健全なキャッシュフローを築くことが可能です。
サービスやシステムを利用するデメリット
入金消込を効率化するにはサービスやシステムを利用することが最も効果的な方法ですが、導入してすぐに完全に自動化が実現できるとは限りません。まずは企業名や締め日といった基礎となるデータの登録など導入にはある程度の準備期間が必要です。
また、ルールの範囲内であれば正確に動作しますが、サービスやシステムによっては名義が異なる振込などの変則的な処理が発生する場面では、人による処理が求められるケースもあります。こうした問題を解決して完全自動化を目指すのであれば、消込に失敗した口座名義を記録し、次回処理時には記録した名義を参照して適切な消込処理を実行するなどのイレギュラー対応できる機能を備えたもの利用するようにしましょう。
さらに、代行サービスやクラウド型のシステムの場合、不正アクセスや情報漏えいといったリスクが発生します。特に請求業務は会社の情報や取引額を取り扱うため、特に慎重な対策を施さなければなりません。したがって、導入時には国際基準に則った高いセキュリティ対策が施されたものを選定するようにしましょう。
利用できるサービス・システムの特徴
入金消込の自動化が実現できるサービス・システムには3種類あります。ここでは、それぞれの特徴についてご紹介していきます。
・入金消込自動化システム
入金額と売掛金額の照合・処理を自動化するシステムです。すでに導入している会計ソフトと組み合わせて使用するものや、請求管理の全域に使用できるものまでさまざまな形態のシステムがリリースされており、適用したい業務範囲に合わせて選べる点が特徴的です。
・決済代行サービス
取引先への請求から回収まで、請求管理を代行してくれるサービスです。決済代行サービスの特徴は請求金額の入金先が自社ではなく、決済代行サービスに集約される点です。これにより、振込状況の確認をする必要がなくなる他に、入金消込も代行してもらえるという利点があります。また、代行サービスによっては未入金の取引先への督促や、代行サービスが未入金分の債権回収を保証してくれるものもあります。
・会計ソフト
会計ソフトの中には、入金消込を自動で行える機能が備わっているものがあります。なお、標準機能として備わっていない場合でも、オプションで機能を追加できる場合もあります。システム間の連携を行う必要がないため、比較的に導入しやすい点が特徴です。
「請求管理ロボ」を活用して入金消込を効率化！
入金消込の効率化は、自動処理の精度が99％超えの「請求管理ロボ」にお任ください。クラウド上で動作するためいつでも・どこでも入金状況の確認ができるうえに、データの一元管理によって請求管理のオペレーションを最適化いたします。
金融機関から取得した入金データと自動で請求した金額の自動照合によって、入金一覧から自動処理された消込結果を確認することができ、「消込方法」と「消込ステータス」によって詳細な状況把握することが可能です。
また、変則的な処理が必要なケースも請求管理ロボは対応いたします。入金された「振込名義」と「振込金額」が事前に登録された明細との間に差異が生じている時には、請求データ一覧から未消込データを抽出して消込を行います。検索機能はもちろんのこと、対象となる請求金額と入金額が左右に割り振られるため、差額計算も簡単に行えます。
さらに、請求管理ロボは入金消込だけでなく、電子請求書の作成・送付から未入金の催促までを自動化いたします。請求に関するデータを請求管理ロボで一元管理することで、安定した経営に繋げることができます。Salesforceやkintoneと連携すれば部門間の情報共有も効率化できるため、より効率的に顧客管理を行えます。
まとめ
取引先が多くなるほど作業量が増える入金消込を、目視や手作業で処理していくことは現実的ではありません。入金消込の効率化はエクセルのマクロ機能でも行えますが、完全自動化は難しいのが現状です。
そこで、おすすめなのが入金消込を自動化できるサービス・システムの導入です。数あるシステムの中でも「請求管理ロボ」は、入金消込のみならず請求書の作成から未入金の督促まで、請求業務を自動化できるシステムです。手作業であれば丸1日掛かっていた消込はわずか10分で完了し、その正確さは99％以上と高い信頼性を誇ります。
入金消込のミスを削減し、業務効率を向上させたいとお考えの方は「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。
