残業ゼロも夢じゃない！請求書発行を自動化する方法とは？
毎月発生する請求業務は、枚数が多ければ多いほど作業負担も増加していきます。1日がかりの請求業務は本来のコア業務へ影響を及ぼし、月末月初の残業が慣習化している企業も珍しくありません。
この問題を解決する方法の1つに、「請求書発行を自動化する方法」があります。今回は、請求業務を自動化する方法やメリットについて詳しくご紹介します。
【無料EBOOK】 請求管理サービス7社を徹底比較！導入する際のポイントなども解説
請求書発行業務は手間がかかる
紙による請求書発行業務は手間と時間がかかる作業のため、どの企業においても悩みの種です。業務の効率化を図るためには、まず「なぜ手間がかかってしまうのか」を改めて認識する必要があります。
ミスが許されない請求データ作成
請求書は商品やサービスを提供した際、代金を回収するために発行します。また、取引先と自社の間で、取引が発生したことを証明する重要な書類にもなります。金額ミス、発行漏れ、誤請求など、請求書のミスは企業の信用を失う恐れがあるため、請求書の作成には「正確性」が不可欠です。
請求書を1枚処理するのに必要な時間は「約52分」と言われています。受け取り、承認、支払い、保管などの工程を要する請求書は、1つずつの作業時間は数分で済みます。しかし、トータルにすると処理に1時間近くの時間を必要とするため、月末月初は経理担当の残業が慣習化している企業も多いのです。確認作業も含め、十分な時間と人員が割ければ問題ありませんが、請求書発行業務のために、わざわざ新たな人員を増やすことは現実的ではないでしょう。
煩雑化しやすい請求書作成や印刷・封入作業
請求に必要なデータ入力が完了した後は、用紙へ印刷し封入作業を行います。印刷・封入作業は、発行枚数に比例して作業時間も増えていきます。単純作業ではありますが、請求書、送り状、封筒の宛先が合っているかの確認は煩雑化しやすい作業の1つです。数枚であれば負担は少ないものの、これが数百枚以上になると膨大な作業量となります。
また、紙による請求書は、用紙代、印刷代、封筒代などの資材費が必要です。一般的な請求書であれば、「請求書と送り状の印刷」約10円、「A4用紙（2枚）」約1.5円、「封筒（ホワイト、テープのりつき）」約15円かかるので、請求書を1枚作成するには約26.5円必要となります。
コア業務の停滞を招く発送作業
請求書の封入作業が完了したら、次は発送です。切手を貼る、もしくは郵便局へ持ち込み、発送の手続きを行います。郵便局へ持ち込む場合、貴重な業務時間を移動に割く必要があるため、経理担当のコア業務停滞を招きます。
そして、切手代として最低でも84円が必要です。先ほどの資材費も含めると、紙で請求書を発行する場合、約110.5円かかる計算になります。仮に毎月の請求書が100枚とすると、毎月11,050円の費用が必要となるのです。
紙の請求書を発行することは、「利益を生まないノンコア業務に、貴重な人材と予算を割かなくてはならない」ということです。そして、この課題を解決する方法が、「請求書発行の自動化」です。
請求書発行を自動化する方法
請求書発行を自動化するには、「クラウド請求書発行システムを導入する方法」と「請求代行サービスに依頼する方法」の2つがあります。以下に詳しくご説明します。
クラウド請求書発行システムを導入する
クラウド請求書発行システムとは、請求書の管理、作成、送付作業を効率化するシステムです。手書きやエクセルで行っていた請求書の管理・作成をシステム上で行い、電子化された請求書を発行・送付します。
請求書発行システムには、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つが存在します。インターネット上に用意されたサーバを利用するクラウド型に対し、オンプレミス型は自社でシステムを構築します。オンプレミス型は、自社でカスタマイズできるメリットがありますが、導入に時間と費用がかかり、サーバ運用も自社で行う必要があります。一方、クラウド型であればサーバの保守・アップデート等の管理をする必要がなく、導入費を低く抑えられます。
また、請求書発行システムによっては、請求書以外に注文書、領収書、見積書、納品書なども自動で作成・発行することができます。作成した請求書はPDF化してメールで送付、もしくは印刷して郵送することもでき、取引先に併せて柔軟に対応できます。さらに、会計システム、営業支援システム（SFA）、顧客管理システム（CRM）など、他のシステムと連動することが可能なため、請求業務を一元管理できるだけでなく、情報入力の手間を最小限に抑えることができます。
請求管理システムを使用したことがない場合、最初はクラウド型を導入し、クラウド型の機能だけでは賄えない場合は、オンプレミス型の導入を検討するのがおすすめです。
請求代行サービスを利用する
請求代行サービスとは、請求の作成、送付、入金確認、これら一連の請求業務を委託できるサービスです。請求代行サービスに委託した場合の作成・発送までの流れは以下の通りです。
まず、委託元の企業が売上や注文データなど請求書作成に必要なデータを代行会社へ送ります。このとき、請求書の形式を伝えておけば、その形式に沿った請求書を作成してくれます。代行会社は送られてきたデータを基に請求書を作成し、委託元は完成した請求書を確認して問題がなければ承認をします。承認後は、代行会社が印刷、封入を行い、取引先へ発送します。
月1回の代行作業が一般的ですが、契約条件に合わせ複数回依頼できるサービスや、与信管理から回収・消込まで代行してくれるケースもあります。
請求データを代行会社に送付するだけなので、作業工数を大幅に削減することができ、その分コア業務に集中することができます。毎月費用は発生しますが、企業によっては正社員で経理担当者を雇うよりも、請求代行サービスに依頼する方が人件費を安く抑えられる場合もあります。
請求書発行を自動化するメリット
請求書発行の自動化のメリットは、単純作業を効率化させてコストが削減できるだけではありません。ヒューマンエラーを最小限に抑え、社内のデータを一元管理することもできます。それぞれのメリットを詳しくみていきましょう。
データの一元管理化
請求を自動化するためには、請求に必要なデータをシステムに取り込んでおく必要があります。つまり、これは請求に関するデータの一元管理を実現できるということです。営業、経理、経営者など、さまざまな部門で請求情報を共有・確認できるので、売上や入金状況が把握しやすくなります。また、取引先の社名、住所、担当者が変わった場合も、担当者がシステム上の取引先情報を修正するだけで手続きは完了します。
さらに、会計ソフトやSFAと連携可能なシステムを選べば、営業で得た顧客情報の管理、請求書の作成、会計業務をすべて一元管理することも可能です。データはインターネット上で保管されるため、インターネットを使える環境であれば外出中でも閲覧できるうえに、検索機能を利用すれば過去の請求情報を簡単に探し出すこともできます。
ヒューマンエラーの最小化
クラウド請求書発行システムを導入することで、ヒューマンエラーを最小限に抑えることが可能です。クラウド請求書発行システムには自動入力機能が備わっているため、金額や宛先の入力ミスなどの誤請求を防止できます。エクセルと異なり、誤って過去の請求書を上書き、削除する心配もありません。発行後に誤りが見つかった際も、即日修正・再発行が可能です。
また、システムの運用開始当初に掲載すべき内容と発行日を設定すれば、以後システムが自動作成・発行してくれるため、請求漏れも防ぐことができます。イレギュラーな入金や未入金に対してはアラートを出してくれるシステムもあるため、少ない労力で漏れのないチェック体制を築くことができるのです。
発送作業にかかる負担の軽減
紙の請求書は、請求書の作成、印刷、押印、送り状の作成、封入、宛名書き、郵送と一連の作業が必要でした。しかし、請求書を自動化すれば、作成から郵送までシステムが自動で行うため、これらの作業負担を軽減することが可能です。
また、電子請求書は即日発行できるため、取引先を待たせることもありません。「緊急で請求書を発行して欲しい」と言われた際も、迅速に対応することができます。
請求書発行を自動化する際のポイント
請求書発行を自動化するには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、3つのポイントをご紹介します。
自動化したい業務範囲を明確にしておく
まずは、自動化したい業務は何か、システムに任せる業務範囲を明確にしておく必要があります。請求書の作成、発送までの手間を削減した場合は、請求書に関する機能が充実したものを選びます。作成、発行以外にも、売上集計、入金管理、催促など、経理周りの課題も解決したいのであれば、これらの業務に加え、他のシステムと連携できるものを選びましょう。
ただし、機能が充実したシステムは、その分利用料金も高くなります。操作も複雑になるので、現場のITリテラシーに合ったシステムを導入するようにしましょう。
自社の事業形態や業務フローとの相性を見極める
次に、自社の業務形態や、発行までの業務フローとの相性を見極める必要があります。例えば、「請求書発行前に営業担当者へする、その次に役職者の承認を受ける」など、決められた業務フローがある場合、そのフローに対応できるシステムを選ぶ必要があります。
また、同じ取引先で複数案件の請求書を発行する必要のある企業は、案件単位で管理できるシステムを選ぶとよいでしょう。さらに、入力の手間を軽減したい場合は、共通箇所の自動入力機能があれば、同じ内容を都度入力する必要がなくなります。
請求書の発行を自動化する際は、社内ルールの確立や他部門との連携についても検討しておきましょう。請求書の保管方法、データの取り扱い方、セキュリティ対策などを他の部門と連携し、社内全体でルールを確立することが重要です。
そして、取引の証明書である請求書は、7年間の保存が義務付けられています。原則は紙での保管ですが、法令が定める要件を満たし、保存3ヶ月前までに税務署へ申請することで、電子データのまま保管できます。そのため、導入するシステムが電子データでの保管要件を満たせるかどうかもチェックしておきましょう。
既存システムとの連携の可否を確認する
既存のシステムと連携することで、データ入力の手間を省くことができます。そのため、すでに会計ソフトやSFAなどの営業支援ツールを導入している企業は、これらのシステムと連携できるのか確認する必要があります。
また、他の管理業務にもシステムを導入する予定がある場合は、連携できるか確認しておきましょう。
「請求管理ロボ」で手間のかかる請求書の発行業務を自動化しよう！
請求書の発行業務を自動化するなら「請求管理ロボ」をご検討ください。「請求管理ロボ」は、株式会社ROBOT PAYMENTが提供するクラウドサービスで、毎月発生する請求書業務を自動化するシステムです。
請求書の作成はもちろん、発行した請求書データと実際に入金されたデータを照合し、消込や催促もすべて自動で行います。銀行振込、口座振替、カード決済、コンビニ決済に対応しており、複数の決済方法を1つの画面で管理することができます。また、会計ソフト、SFA、CRMとの連携も可能で、会社全体のお金の流れを見える化できます。
導入企業500社以上の実績を持つ「請求管理ロボ」を利用して行われた取引金額は、2020年に2660億円を突破し、前年度の約1760億円から約150％も成長していることから、請求業務の自動化ニーズは年々高まっているといえます。
請求書のペーパレス化により、経理のテレワーク化実現を可能にする「請求管理ロボ」は、経理のDX化や効率化を課題とする企業にも適したクラウド請求書発行システムです。
まとめ
従来の紙による請求書発行業務は、単純な作業でありながら多くの手間と時間を要します。しかし、請求書発行を自動化することで、この課題を解決することができます。
請求書発行の自動化には、「クラウド請求書発行システム」と「請求代行サービス」があり、請求書の作成から発送までの作業負担を削減し、ヒューマンエラーを防止することができます。さらに、クラウド請求書発行システムであれば、会計ソフトやSFAとも連携でき、社内の情報を一元管理することも可能です。
請求書業務の自動化を検討している企業は、1つのシステムで業務を自動化できる「請求管理ロボ」を導入してみてはいかがでしょうか。
